informations générales
Moirans
Le poste est à pourvoir en CDI à mi-temps à partir de janvier 2025
Ce poste s'inscrit dans le cadre du Comité Social et Economique (CSE) d'établissement de Thales AVS MIS regroupant 3 sites géographiques : Thales AVS Vélizy (78, site principal), Thales AVS Moirans RAD (38), Thales AVS Thonon les Bains (74) pour un total de +1400 salarié.es.
Bien que l'emploi est localisé sur Moirans en Isère, le périmètre de travail concerne l'ensemble des sites du CSE Thales AVS MIS.
Il ou elle aura donc la double charge d'assurer l'accueil physique des salarié.es du site de Moirans ainsi que des tâches pour l'ensemble des salarié.es du CSE Thales AVS MIS au travers de l'outil de gestion dédié PROWEB. Le tout en étroite collaboration avec les 3 secrétaires déjà en poste.
Ce poste nécessite quelques déplacements dans l'année (1 par trimestre en moyenne sur 1 ou 2 jours consécutifs) afin que les secrétaires puissent échanger sur leurs pratiques.
Au sein de l'équipe en charge de la gestion des Activités Sociales et Culturelles constituée d'élu.es, de commissionné.es et d'autres secrétaires, le poste de secrétaire administratif/ve du CSE est sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire du CSE de Thales AVS MIS.
La description des tâches
Le ou la secrétaire administratif/ve assume l'interface entre les salarié.es et le CSE en assurant :
- L'accueil des salarié.es en toute équité et confidentialité.
- La permanence téléphonique
- La prise de rendez-vous
- La gestion des boites e-mail du CSE
- L'archive des PV du CSE
- La mise à jour permanente de la page internet du CSE
Il ou elle apporte son support aux différentes commissions du CSE en assumant :
- Les campagnes d'inscription des salariés dans le logiciel de gestion des activités sociales et culturelles du CSE (PROWEB) ainsi que sa mise à jour permanente pour les nouveaux et nouvelles arrivantes et pour les fournisseurs
- La rédaction de courriers, d'ordres de mission et de notes de frais.
- La planification de réunions et réservation de salles
- La mise à jour permanente de la liste des élu-es et commissionné-es.
- La gestion du courrier du CSE - réception, dispatchage, et envoi
- Les inscriptions aux prestations proposées aux salarié.es
- La gestion des consommables et fournitures
- Le suivi des différents contrats du CSE
- La gestion des évènements de type voyage avec les agences
Idéalement :
- La saisie dans l'outil de gestion des ASC des flux de trésorerie
- Le suivi budgétaire des commissions
Moyens à disposition :
Un local muni d'un bureau, d'armoires de rangement, d'un poste informatique, téléphone et photocopieuse.
Logiciels utilisés : suite bureautique Word, Excel, Outlook, logiciel PROWEB (gestion des activités sociales et culturelles du CSE)
Profil recherché :
Employé.e en Contrat à Durée Indéterminée (CDI) en temps partiel 50% après une période d'essai de 2 mois renouvelable 2 mois.
Il ou elle dispose d'une formation BAC à BAC+2 dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative. Idéalement avec des notions de comptabilité.
Une première expérience est exigée.
En terme de savoir être, le ou la secrétaire administrative du CSE de Thales AVS MIS possède un bon relationnel et le sens de l'accueil. Il ou elle a le sens de l'organisation et du travail en équipe. Autonomie, rigueur et confidentialité sont des atouts dans la réussite de ce poste.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireCe poste s'inscrit dans le cadre du Comité Social et Economique (CSE) d'établissement de Thales AVS MIS regroupant 3 sites géographiques : Thales AVS Vélizy (78, site principal), Thales AVS Moirans RAD (38), Thales AVS Thonon les Bains (74) pour un total de +1400 salarié.es.
Bien que l'emploi est localisé sur Moirans en Isère, le périmètre de travail concerne l'ensemble des sites du CSE Thales AVS MIS.
Il ou elle aura donc la double charge d'assurer l'accueil physique des salarié.es du site de Moirans ainsi que des tâches pour l'ensemble des salarié.es du CSE Thales AVS MIS au travers de l'outil de gestion dédié PROWEB. Le tout en étroite collaboration avec les 3 secrétaires déjà en poste.
Ce poste nécessite quelques déplacements dans l'année (1 par trimestre en moyenne sur 1 ou 2 jours consécutifs) afin que les secrétaires puissent échanger sur leurs pratiques.
Au sein de l'équipe en charge de la gestion des Activités Sociales et Culturelles constituée d'élu.es, de commissionné.es et d'autres secrétaires, le poste de secrétaire administratif/ve du CSE est sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire du CSE de Thales AVS MIS.
La description des tâches
Le ou la secrétaire administratif/ve assume l'interface entre les salarié.es et le CSE en assurant :
- L'accueil des salarié.es en toute équité et confidentialité.
- La permanence téléphonique
- La prise de rendez-vous
- La gestion des boites e-mail du CSE
- L'archive des PV du CSE
- La mise à jour permanente de la page internet du CSE
Il ou elle apporte son support aux différentes commissions du CSE en assumant :
- Les campagnes d'inscription des salariés dans le logiciel de gestion des activités sociales et culturelles du CSE (PROWEB) ainsi que sa mise à jour permanente pour les nouveaux et nouvelles arrivantes et pour les fournisseurs
- La rédaction de courriers, d'ordres de mission et de notes de frais.
- La planification de réunions et réservation de salles
- La mise à jour permanente de la liste des élu-es et commissionné-es.
- La gestion du courrier du CSE - réception, dispatchage, et envoi
- Les inscriptions aux prestations proposées aux salarié.es
- La gestion des consommables et fournitures
- Le suivi des différents contrats du CSE
- La gestion des évènements de type voyage avec les agences
Idéalement :
- La saisie dans l'outil de gestion des ASC des flux de trésorerie
- Le suivi budgétaire des commissions
Moyens à disposition :
Un local muni d'un bureau, d'armoires de rangement, d'un poste informatique, téléphone et photocopieuse.
Logiciels utilisés : suite bureautique Word, Excel, Outlook, logiciel PROWEB (gestion des activités sociales et culturelles du CSE)
Profil recherché :
Employé.e en Contrat à Durée Indéterminée (CDI) en temps partiel 50% après une période d'essai de 2 mois renouvelable 2 mois.
Il ou elle dispose d'une formation BAC à BAC+2 dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative. Idéalement avec des notions de comptabilité.
Une première expérience est exigée.
En terme de savoir être, le ou la secrétaire administrative du CSE de Thales AVS MIS possède un bon relationnel et le sens de l'accueil. Il ou elle a le sens de l'organisation et du travail en équipe. Autonomie, rigueur et confidentialité sont des atouts dans la réussite de ce poste.
