informations générales
Millau
Suite à un congé parental, le CCAS recherche 1 agent d'accueil polyvalent à 28 heures par semaine du 2 janvier au 31 juillet 2025.
Sous la responsabilité de la Coordinatrice Petite Enfance, vous exercerez les missions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Garantir un accueil de qualité à toute personne s'adressant au Pôle Petite Enfance,
- Garantir la circulation et la transmission de l'information au public et aux professionnels de la Petite Enfance,
- Contribuer à l'élaboration des données d'inscription pour l'enregistrement des demandes dans le cadre des préparations des tableaux des commissions d'attribution des places en crèches ( 4 structures )
- Favoriser la création, l'optimisation et l'anticipation des outils de statistiques sur les offres et les demandes,
Missions détaillées :
1) Accueil physique et téléphonique
- Identifier les besoins pour adapter la demande à l'offre d'accueil
- Renseigner/informer/orienter à partir de l'information disponible
- Donner le premier niveau de réponse chaque fois que cela est possible
- Orienter vers les professionnels concernés
2) Traitement de l'information
Traitement du courrier selon procédures
Envoyer le courrier externe/interne
3) Saisie
- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, Power Point,) en veillant au respect de la charte courrier et de la charte graphique
4) Messages téléphoniques
- Hiérarchiser les messages téléphoniques et adapter les réponses en fonction
- Transcrire en direct sur les dossiers informatiques des familles le contenu de l'appel téléphonique
5) Rédaction
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Concevoir et exploiter des tableaux et des supports d'information
- Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis
- Rédiger les éléments d'informations nécessaires à la réponse des élus avec réclamations des parents
6) Classement (être force de proposition quant à l'organisation de ce classement)
- Organiser et assurer le classement papier et informatique des dossiers d'inscription
- Classer les notes de service
- Classer la documentation mise à disposition des professionnels et/ou du public
- Archiver les documents selon les procédures définies
- Mettre à jour les tableaux d'affichage du service
7) Participer à l'élaboration et au suivi des statistiques relatives à l'activité du service en vue de la réalisation du bilan annuel
- Participer à la conception des tableaux de bord nécessaires au suivi et à l'analyse de l'activité
- Renseigner les tableaux de suivi
- Produire les statistiques nécessaires à la réalisation du bilan d'activité
- Suivre les indicateurs tout au long de l'année et fournir les éléments nécessaires à la responsable de Service dans son objectif de suivi des évolutions ( CTG et QPV) .
Profil recherché :
- Secrétaire, assistante administrative
- Connaissances actualisées dans le secrétariat et la petite enfance
- Confidentialité
- Maitrise de l'outil bureautique, aptitude à l'utilisation d'outils informatiques
- Rigueur et sens de l'organisation
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Aisance relationnelle, diplomatie, discrétion
Conditions de recrutement :
- Poste de catégorie C à temps non complet (28h hebdomadaires) : CDD du 2/01 au 31/07/2025.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP) associé à la fonction
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité de la Coordinatrice Petite Enfance, vous exercerez les missions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Garantir un accueil de qualité à toute personne s'adressant au Pôle Petite Enfance,
- Garantir la circulation et la transmission de l'information au public et aux professionnels de la Petite Enfance,
- Contribuer à l'élaboration des données d'inscription pour l'enregistrement des demandes dans le cadre des préparations des tableaux des commissions d'attribution des places en crèches ( 4 structures )
- Favoriser la création, l'optimisation et l'anticipation des outils de statistiques sur les offres et les demandes,
Missions détaillées :
1) Accueil physique et téléphonique
- Identifier les besoins pour adapter la demande à l'offre d'accueil
- Renseigner/informer/orienter à partir de l'information disponible
- Donner le premier niveau de réponse chaque fois que cela est possible
- Orienter vers les professionnels concernés
2) Traitement de l'information
Traitement du courrier selon procédures
Envoyer le courrier externe/interne
3) Saisie
- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, Power Point,) en veillant au respect de la charte courrier et de la charte graphique
4) Messages téléphoniques
- Hiérarchiser les messages téléphoniques et adapter les réponses en fonction
- Transcrire en direct sur les dossiers informatiques des familles le contenu de l'appel téléphonique
5) Rédaction
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Concevoir et exploiter des tableaux et des supports d'information
- Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis
- Rédiger les éléments d'informations nécessaires à la réponse des élus avec réclamations des parents
6) Classement (être force de proposition quant à l'organisation de ce classement)
- Organiser et assurer le classement papier et informatique des dossiers d'inscription
- Classer les notes de service
- Classer la documentation mise à disposition des professionnels et/ou du public
- Archiver les documents selon les procédures définies
- Mettre à jour les tableaux d'affichage du service
7) Participer à l'élaboration et au suivi des statistiques relatives à l'activité du service en vue de la réalisation du bilan annuel
- Participer à la conception des tableaux de bord nécessaires au suivi et à l'analyse de l'activité
- Renseigner les tableaux de suivi
- Produire les statistiques nécessaires à la réalisation du bilan d'activité
- Suivre les indicateurs tout au long de l'année et fournir les éléments nécessaires à la responsable de Service dans son objectif de suivi des évolutions ( CTG et QPV) .
Profil recherché :
- Secrétaire, assistante administrative
- Connaissances actualisées dans le secrétariat et la petite enfance
- Confidentialité
- Maitrise de l'outil bureautique, aptitude à l'utilisation d'outils informatiques
- Rigueur et sens de l'organisation
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Aisance relationnelle, diplomatie, discrétion
Conditions de recrutement :
- Poste de catégorie C à temps non complet (28h hebdomadaires) : CDD du 2/01 au 31/07/2025.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP) associé à la fonction
