Secrétaire administratif / administrative

La secrétaire administrative assure le bon fonctionnement administratif et logistique de l'entreprise de transport. Elle joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des tâches administratives et la coordination entre les différents départements.

Missions Principales
Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil :

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir les visiteurs et clients, fournir des renseignements et guider vers les interlocuteurs appropriés.
Gestion du courrier et des emails :

Trier, distribuer et expédier le courrier postal et électronique.
Rédiger des courriers et emails, souvent sous la dictée.
Organisation et planification :

Gérer l'agenda de la direction et des responsables de services.
Planifier les réunions, préparer les salles et assurer la prise de notes.
Organiser les déplacements professionnels : réservations de transport, d'hôtels, etc.
Suivi administratif :

Mettre à jour les bases de données et les fichiers de l'entreprise.
Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, comptes rendus, présentations).
Gestion des commandes et fournitures :

Passer les commandes de fournitures de bureau et gérer les stocks.
Vérifier la réception des commandes et effectuer les suivis nécessaires.
Comptabilité de base :

Effectuer la saisie des factures et des notes de frais.
Suivre les paiements et relancer les impayés.
Support aux Ressources Humaines :

Assister à la gestion des dossiers du personnel (suivi des absences, congés, etc.).
Participer à l'organisation des formations et des réunions d'équipe.