informations générales
1) MISSION GENERALE :
Le secrétaire assiste l'équipe du CRT et plus particulièrement la coordinatrice dans l'organisation de la prise en charge des usagers et la gestion administrative et matérielle du CRT dans le cadre de ses activités.
2) ACTIVITES PRINCIPALES : Sous la responsabilité du coordinateur du CRT :
2.1) - GESTION ADMINISTRATIVE DANS LE CADRE DES ACTIVITES DEPLOYEES PAR LE CRT
- Appui à l'organisation et à la gestion du planning des activités, animation et transport en lien avec les partenaires du CRT
- S'assure de la bonne transmission des informations aux acteurs concernés
- Assiste l'équipe du CRT et les intervenants extérieurs pour la mise en place des activités (logistique, inscription des bénéficiaires)
- Veille à la diffusion des informations relatives aux activités du CRT auprès des partenaires et des usagers.
2.2) - ASSURE LE SECRETARIAT AUPRES DES USAGERS ET DE LEUR FAMILLE
- Présentation du dispositif, accueille et renseigne les usagers.
- Accueil téléphonique (demande de pré-admission ou renseignements) des usagers et des familles
- Réception et classement des éléments administratifs et médico-sociaux de l'usager de la part de l'adresseur
- Vérification et transmission de la demande d'admission de l'usager à la coordinatrice
- Envoi du formulaire d'admission aux adresseurs
- Communique auprès des usagers et des familles
2.3) - PARTICIPER A LA GESTION COURANTE DU CRT
- Assurer la gestion de la boite e-mail contact du CRT et du standard téléphonique
- Participation à la promotion du CRT auprès des potentiels adresseurs via la transmission des supports de communication
- Appui à l'organisation d'événements : soirée de lancement du CRT par exemple
- Gestion de l'annuaire des contacts (professionnels de santé, sociaux, partenaires) en lien avec le CRT
- Gestion du courrier à l'arrivée et au départ
- Gestion administrative et matérielle du CRT en support de la coordinatrice
- Archivage
- Participation à la traçabilité des activités sur le logiciel métier et les autres outils de pilotage
- Participation à la Démarche Qualité
3-1) Expérience requises
- Expérience de 3 ans minimum sur des fonctions de secrétaire
- Expérience dans le secteur médico-social
3-2) Savoir :
- Règles et éthiques des écrits professionnels
- Compréhension générale des termes médicaux
- Maîtrise des logiciels couramment utilisés dans le secteur médical
3-3) Savoir-faire :
- Renseigner des usagers du secteur médico-social et leur famille
- Renseigner des professionnels extérieurs du domaine médico-social
- Gestion des documents administratifs
- Gestion des rendez-vous
- Instruction administrative des dossiers
- Traitement des factures, vérification des informations d'assurance et suivi des paiements
3-4) Savoir être :
- Organisation
- Sens de l'écoute et de l'échange
- Capacités d'adaptation et d'autonomie
- Respect de la confidentialité.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe secrétaire assiste l'équipe du CRT et plus particulièrement la coordinatrice dans l'organisation de la prise en charge des usagers et la gestion administrative et matérielle du CRT dans le cadre de ses activités.
2) ACTIVITES PRINCIPALES : Sous la responsabilité du coordinateur du CRT :
2.1) - GESTION ADMINISTRATIVE DANS LE CADRE DES ACTIVITES DEPLOYEES PAR LE CRT
- Appui à l'organisation et à la gestion du planning des activités, animation et transport en lien avec les partenaires du CRT
- S'assure de la bonne transmission des informations aux acteurs concernés
- Assiste l'équipe du CRT et les intervenants extérieurs pour la mise en place des activités (logistique, inscription des bénéficiaires)
- Veille à la diffusion des informations relatives aux activités du CRT auprès des partenaires et des usagers.
2.2) - ASSURE LE SECRETARIAT AUPRES DES USAGERS ET DE LEUR FAMILLE
- Présentation du dispositif, accueille et renseigne les usagers.
- Accueil téléphonique (demande de pré-admission ou renseignements) des usagers et des familles
- Réception et classement des éléments administratifs et médico-sociaux de l'usager de la part de l'adresseur
- Vérification et transmission de la demande d'admission de l'usager à la coordinatrice
- Envoi du formulaire d'admission aux adresseurs
- Communique auprès des usagers et des familles
2.3) - PARTICIPER A LA GESTION COURANTE DU CRT
- Assurer la gestion de la boite e-mail contact du CRT et du standard téléphonique
- Participation à la promotion du CRT auprès des potentiels adresseurs via la transmission des supports de communication
- Appui à l'organisation d'événements : soirée de lancement du CRT par exemple
- Gestion de l'annuaire des contacts (professionnels de santé, sociaux, partenaires) en lien avec le CRT
- Gestion du courrier à l'arrivée et au départ
- Gestion administrative et matérielle du CRT en support de la coordinatrice
- Archivage
- Participation à la traçabilité des activités sur le logiciel métier et les autres outils de pilotage
- Participation à la Démarche Qualité
3-1) Expérience requises
- Expérience de 3 ans minimum sur des fonctions de secrétaire
- Expérience dans le secteur médico-social
3-2) Savoir :
- Règles et éthiques des écrits professionnels
- Compréhension générale des termes médicaux
- Maîtrise des logiciels couramment utilisés dans le secteur médical
3-3) Savoir-faire :
- Renseigner des usagers du secteur médico-social et leur famille
- Renseigner des professionnels extérieurs du domaine médico-social
- Gestion des documents administratifs
- Gestion des rendez-vous
- Instruction administrative des dossiers
- Traitement des factures, vérification des informations d'assurance et suivi des paiements
3-4) Savoir être :
- Organisation
- Sens de l'écoute et de l'échange
- Capacités d'adaptation et d'autonomie
- Respect de la confidentialité.
