informations générales
Maxéville
La ville de Maxéville recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET GESTION ADMINSTRATIVE AU PÔLE ESPACE PUBLIC
Vous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information.
Vos missions :
1/ Assistante de Direction
- Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc,
- Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d'Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier,
- Organiser les agendas de la chef de Pôle,
- Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings.)
- Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports . du Pôle.
2/ Gestion du service technique,
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation),
- Gestion des devis et des Bons de Commandes,
- Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires,
- Suivi de l'inventaire des investissements
- Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements)
3/ Lancement et suivi des marchés publics,
- Accompagner le service sur les différentes étapes d'un marché public,
- Relire les pièces techniques rédigées par le service,
- Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres.)
- Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises
- Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi)
Profil recherché :
- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée,
- Connaissances des procédures administratives et financières,
- Connaissance de l'environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique,
- Sens de l'écoute et de la communication,
- Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Devoir de confidentialité,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Permis B.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois
Lettre de candidature et curriculum vitae sont à adresser pour le 20 octobre 2024 au plus tard
La date de recrutement est prévue le 04 novembre 2024
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVous apporterez à la responsable de Pôle une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information.
Vos missions :
1/ Assistante de Direction
- Gérer et suivre les affaires délibératives du Pôle relevant de la Commission Municipale ad-hoc,
- Réaliser des tâches de secrétariat (convocation, saisie de rapport, compte rendu, Demandes d'Intervention, etc.) et assurez la gestion du courrier,
- Organiser les agendas de la chef de Pôle,
- Suivre les demandes du Cabinet du Maire au Pôle (RDV, demande de note, listings.)
- Suivre, classer, archiver les dossiers, bilans, rapports . du Pôle.
2/ Gestion du service technique,
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises/prestataires (1er accueil et orientation),
- Gestion des devis et des Bons de Commandes,
- Soutien administratif au service : élaboration de bilans techniques, suivi des interventions des ST sur les contrôles techniques et réglementaires,
- Suivi de l'inventaire des investissements
- Gestion et suivi des plannings (astreintes, événements)
3/ Lancement et suivi des marchés publics,
- Accompagner le service sur les différentes étapes d'un marché public,
- Relire les pièces techniques rédigées par le service,
- Participer au suivi les consultations via la plateforme de dématérialisation des marchés (publication, réponses aux questions des candidats, réception des offres.)
- Rédiger des courriers, assurer le lien administratif avec les entreprises
- Assurer le suivi des délais, alerter le service concernant les renouvellements de marchés publics (mise à jour de tableaux de bords et outils de suivi)
Profil recherché :
- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée,
- Connaissances des procédures administratives et financières,
- Connaissance de l'environnement, de la réglementation et des procédures de la commande publique,
- Sens de l'écoute et de la communication,
- Rigueur, autonomie, réactivité et disponibilité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Devoir de confidentialité,
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Permis B.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois
Lettre de candidature et curriculum vitae sont à adresser pour le 20 octobre 2024 au plus tard
La date de recrutement est prévue le 04 novembre 2024
