Secrétaire administratif / administrative

Le camping 5 étoiles, Le Vieux Port, situé à Messanges recrute 2 secrétaires administratifs H/F.

Secrétaire - Administration Externe
Missions principales :
Veille au respect des règles et des procédures
RECRUTEMENT
Mise à jour selon plan directionnel
Publication d'offres d'emplois
Tri et présélection des CV
Prise de contact avec les candidats (multi-services)
Présence aux salons et forums de l'emploi
Immersions professionnelles France Travail
EMBAUCHES
Création et mise à jour des fiches de poste
FORMATIONS
Suivi des formations des salariés
Programmation des sessions
Contrôle de la facturation
Communication de tous les dossiers de formations pour prise en charge OPCO
Mise à jour des autorisations de conduite internes annuelles
Rassembler les documents administratifs associés aux embauches pour chaque service
STAFF
Suivi de l'affectation et occupation des logements saisonniers, EDL entrée/sortie, suivi des contrats logement signés, suivi des cautions, relance aux managers
Contrôle périodique des permis de conduire du staff
Suivi médical des salariés, organisation des visites médicales (périodiques, reprise, .)
CDD SAISONNIERS
Classification via enregistrement et archivage des CDD signés
Relances aux managers aux besoins
Gestion et archivage des ruptures de période d'essai
PLANNINGS
Transmission hebdomadaire des plannings de tous les services
Archivage des plannings signés, relance aux managers
CONTRATS DE LOGEMENT DES SAISONNIERS DIRECTS ET COMMERCES CAMPING
Rédaction et suivi des contrats, EDL, caution pour les logements des saisonniers en emploi direct et prestataires commerçants camping
GESTION ADMINISTRATIVE DIVERSE
Courriers, notes de service, .

Secrétaire - Administration Interne
Missions principales :
Veille au respect des règles et des procédures
TABLEAUX DE BORD
Suivi du tableau de bord de consommation eau piscine des 3 campings
Suivi du tableau de bord des températures piscine pour le camping La Marina
Suivi du tableau de bord des fournitures de bureau
Suivi du tableau de bord des produits pharmacie
COMMANDES FOURNISSEURS
Produits piscine : suivi du tableau de commandes pour La Marina
Fournitures de bureau : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
Produits pharmacie : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
Toute autre commande ponctuelle : commande, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
SERVICE TECHNIQUE
Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
SERVICE MENAGE
Mise à jour du planning ménage: effectifs, chiffres NAXI
Suivi et gestion des temps d'activité (absences, heures suppl, .)
Gestion des besoins intérimaires : recherche du personnel, relevés d'activité, contrôle de la facturation, validation sur DOCUWARE
Suivi des prestataires de service : contrats, suivi des heures, contrôle de la facturation
Support 1Check
Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
RECOUVREMENT
Suivi des dossiers litigieux avancés des clients, pour Caravanes Landes, Box Landes,.
LABEL & COMMISSIONS DE SECURITE
Préparation et suivi audit Ecolabel, Vélodyssée, .
Préparation commission de sécurité, contrôle des rapports de conformité des sociétés agréées élec, gaz, etc
PLANS DE PREVENTION
Suivi, relance et actualisation des dossiers administratifs pour toutes les entreprises intervenant sur un site du groupe
CONDITION GENERALES DE VENTES
Suivant indication de la direction, mise à jour des différents types de CGV et contrats de vente sur les entreprises du groupe
GESTION RELATION AGENCE IMMO
Suivi et actualisation des tableaux récap sur les locations immobilières du groupe (MAJ locataires, signalement préavis, .)
Gestion du 1er niveau d'échange avec les agences partenaires

OUTILS INFORMATIQUES : A l'aise avec l'outil et les systèmes informatiques, utili