informations générales
Aillevillers-et-Lyaumont
(Poste à temps partiel (50%) à pourvoir pour la rentrée scolaire)
Vous avez le souci de la qualité des relations avec les jeunes, les parents, les partenaires de la Maison Familiale ; vous établissez et entretenez avec eux un climat de confiance. Vous exercez au sein d'une équipe une fonction globale, qui ne se réduit pas à des tâches parcellaires, de bureautique ou de comptabilité par exemple.
Vous exercez votre activité sous l'autorité et en étroite relation avec l'assistante de direction de la Maison Familiale et vous lui rendez régulièrement compte de l'exercice de cette activité.
Vous êtes soumis/e à une obligation de confidentialité. Vous possédez, maintenez et développez les compétences nécessaires à l'exercice de votre fonction. Vous assurez principalement une mission technique de secrétariat.
Vous mettez en oeuvre les procédures d'accueil, notamment physiques, téléphoniques et électroniques, qui participent à la qualité de communication interne et externe de la Maison Familiale. Vous recueillez, traitez et acheminez l'information, et assurez son archivage.
Vous maîtrisez les outils de bureautique. De par votre polyvalence, vous êtes amené/e à exercer des tâches liées à la comptabilité et à la gestion sociale en cas de besoin. Vous appliquez la démarche qualité mise en oeuvre par la MFR.
ACTIVITES PRINCIPALES:
. Accueillir physiquement et téléphoniquement les élèves, les familles et l'ensemble des partenaires de la MFR.
. Traiter et acheminer l'ensemble des messages entrants à la MFR.
. Assurer le traitement du courrier.
. Exécuter l'ensemble des tâches administratives liées au suivi des élèves confiées par l'assistante de direction et la direction (information et rendez-vous de recrutement, dossier d'inscription, dossier de bourses, courriers à la famille, conventions de stage.).
. Participer à la gestion du volet administratif des actions de formation continue (états de présence, conventions de formation, conventions de stage.) en lien étroit avec l'assistante de direction
. Etablir les documents et assurer la relation administrative avec les partenaires financeurs de la MFR (DRAAF, Conseil régional, OPCA, France Travail.)
. Réaliser les enquêtes de suivi des anciens élèves.
. Mettre à jour l'ensemble des données associatives en relation avec les réseaux nationaux et régionaux.
. Participer à la mise en oeuvre des actions de communication externe (mailings, mise à jour du site internet.)
. Assurer le classement et l'archivage de l'ensemble des dossiers dont vous êtes responsable.
ACTIVITES SECONDAIRES:
. Assurer des tâches de comptabilité et de gestion sociale à la demande de l'assistante de direction.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVous avez le souci de la qualité des relations avec les jeunes, les parents, les partenaires de la Maison Familiale ; vous établissez et entretenez avec eux un climat de confiance. Vous exercez au sein d'une équipe une fonction globale, qui ne se réduit pas à des tâches parcellaires, de bureautique ou de comptabilité par exemple.
Vous exercez votre activité sous l'autorité et en étroite relation avec l'assistante de direction de la Maison Familiale et vous lui rendez régulièrement compte de l'exercice de cette activité.
Vous êtes soumis/e à une obligation de confidentialité. Vous possédez, maintenez et développez les compétences nécessaires à l'exercice de votre fonction. Vous assurez principalement une mission technique de secrétariat.
Vous mettez en oeuvre les procédures d'accueil, notamment physiques, téléphoniques et électroniques, qui participent à la qualité de communication interne et externe de la Maison Familiale. Vous recueillez, traitez et acheminez l'information, et assurez son archivage.
Vous maîtrisez les outils de bureautique. De par votre polyvalence, vous êtes amené/e à exercer des tâches liées à la comptabilité et à la gestion sociale en cas de besoin. Vous appliquez la démarche qualité mise en oeuvre par la MFR.
ACTIVITES PRINCIPALES:
. Accueillir physiquement et téléphoniquement les élèves, les familles et l'ensemble des partenaires de la MFR.
. Traiter et acheminer l'ensemble des messages entrants à la MFR.
. Assurer le traitement du courrier.
. Exécuter l'ensemble des tâches administratives liées au suivi des élèves confiées par l'assistante de direction et la direction (information et rendez-vous de recrutement, dossier d'inscription, dossier de bourses, courriers à la famille, conventions de stage.).
. Participer à la gestion du volet administratif des actions de formation continue (états de présence, conventions de formation, conventions de stage.) en lien étroit avec l'assistante de direction
. Etablir les documents et assurer la relation administrative avec les partenaires financeurs de la MFR (DRAAF, Conseil régional, OPCA, France Travail.)
. Réaliser les enquêtes de suivi des anciens élèves.
. Mettre à jour l'ensemble des données associatives en relation avec les réseaux nationaux et régionaux.
. Participer à la mise en oeuvre des actions de communication externe (mailings, mise à jour du site internet.)
. Assurer le classement et l'archivage de l'ensemble des dossiers dont vous êtes responsable.
ACTIVITES SECONDAIRES:
. Assurer des tâches de comptabilité et de gestion sociale à la demande de l'assistante de direction.
