Secrétaire administratif / administrative

La Haute Ecole du Travail et de l'Intervention Sociale de Nice est un établissement d'Enseignement Supérieur dispensant des formations préparant aux métiers du Travail Social et de l'Intervention Sociale. Par ailleurs, HETIS conduit des activités de recherche en intervention sociale dans le cadre du Laboratoire de Recherches Interdisciplinaires en Intervention Sociale (LARIIS).

Nous recherchons pour notre département Métiers de Proximité un-e Gestionnaire Administratif-ve et Pédagogique chargé-e d'assurer le secrétariat administratif et pédagogique lié à la gestion des parcours de formation.

MISSIONS :
Gérer les activités administratives de l'entrée en formation à la certification
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiant.es en formation ;
- Préparer et suivre les dossiers des étudiant.es : courriers, feuilles d'émargement, attestations, notation, livrets de formation, dossiers de visites de stage, convention de formation, conventions de stage, relations avec l'OPCO (formation continue) ;
- Aide à l'élaboration, l'utilisation et perfectionnement des outils de travail (tableaux de bord,
- Assurer la programmation des temps de formation et du calendrier des certifications ;
- Assurer la gestion du livret de formation ;
- Gérer les présences et absences ;
- Créer des tableaux de suivi et des outils de gestion ;
- Suivre la transmission des informations des consignes auprès des étudiant.es ;
- Suivre la remontée des données et informations relatives à l'étudiant ou aux vacataires ;
- Assurer la mise à jour des plateformes de gestion des dossiers des étudiant.es (Solstiss, EDOF, Transition pro.) ;
- Travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique, l'équipe en charge des certifications et le responsable de Département.

Contribuer au développement des activités pédagogiques
- Participer aux réunions pédagogiques ;
- Contribuer à la réalisation des projets pédagogiques et aux réponses à appels d'offres ;
- Diffuser les plaquettes liées aux différentes formations ;
- Aide à la formalisation des cours théoriques (powerpoint, word) ;
- Gérer les plannings hebdomadaires ;
- Elaborer et mettre à jour le listing des institutions/employeurs ;
- Suivre le traitement des informations et des dossiers d'ordre technique (facturation, bon de commande, devis.).

PROFIL :
Vous êtes à l'interface entre les stagiaires de la formation, les cadres pédagogiques et les partenaires de l'Ecole.
Vous avez un bon relationnel et aimez être en contact avec des personnes pour les conseiller, les orienter, les accompagner.
Vous savez travailler en équipe tout en étant autonome dans vos réalisations. Vous êtes réactif.ve et capable de vous adapter.
Vous disposez de compétences informatiques avérées.
Le sens de l'organisation et la rigueur seront des qualités essentielles dans la réalisation de vos missions.

MODALITÉS :
- CDI / Temps plein - 35H / Basé à Nice
- Prise de poste souhaitée : dès que possible
- Rémunération : 2150 € par mois (brut)
- Tickets restaurants
- 9 jours de congés annuels supplémentaires (CcN66)
- Mutuelle d'entreprise (base conventionnelle prise en charge à 100% par l'employeur) et prévoyance
- Participation aux frais de transport en commun de 75% et forfait mobilité douce
- Retraite complémentaire et supplémentaire