Secrétaire administratif / administrative

Le Dispositif Adultes et Handicap a pour mission d'accompagner et d'insérer par le travail, l'habitat et la vie sociale des personnes en situation de handicap au service de leur pleine inclusion.
Le service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) est un dispositif médico-social destiné aux personnes adultes en situation de handicap vivant à domicile. Il contribue à la réalisation du projet de vie par un accompagnement adapté favorisant les liens familiaux, sociaux, scolaires, universitaires ou professionnels. Il favorise l'autonomie des personnes et facilite aussi leur accès à l'ensemble des services offerts par la collectivité.

MISSIONS :

* Gestion administrative :
- Gérer les courriers entrés et sortis
- Participer aux enquêtes des différents financeurs ou organismes publics
- Participer à la réalisation des appels à projet et candidatures
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Rédiger des documents administratifs
- Gérer les courriers entrés et sortis
- Créer et gérer les dossiers, archivage
- Créer et suivre des outils de gestion administrative
- Mettre à jour les affichages, y compris les affichages obligatoires conformément aux obligations légales de l'employeur
- Réaliser des tâches diverses de secrétariat

* Accueil :
- Accueillir, renseigner et/ou orienter toutes personnes extérieures à l'AVSEA, les salariés de l'Association, les personnes accompagnées, les partenaires, les familles, les bénévoles, etc.

* Logistique organisationnelle et matérielle :
- Participer à l'organisation des réunions, des rencontres et évènements divers
- Gérer les stocks de consommables

* Gestion administrative des personnes accompagnées :
- Traiter les notifications CDAPH reçues par courrier et via le logiciel Via Trajectoire, renseignements ou créations dans le logiciel des dossiers des usagers
- Gérer administrativement les situations à l'issue des réunions de coordination
- Organiser des dates du diagnostic médical pour les personnes sans notification par téléphone, confirmation par courrier
- Saisir et envoyer des différents courriers de convocation, de début et de fin de prise en charge, des comptes-rendus
- Remplir les données administratives du contrat d'accueil
- Etre le garant de la complétude et de la tenue du dossier

* Hygiène et sécurité :
- Assurer la tenue de la pharmacie du SAMSAH, des commandes et du réassort avec le Cadre Coordinateur, Référent sécurité des trousses d'urgence (F/H)
- Informer les référents d'éventuels dysfonctionnements au sein de la structure (hygiène, sécurité, informatique, logistique, etc.)

* Compétences requises : *
Savoirs :
- Les techniques de classement et d'archivage
- Les techniques de prise de notes
- Les techniques de numérisation
- Le droit du travail
- La législation sociale

* Savoir-faire :
- Savoir veiller à l'amélioration constante de la qualité du service
- Savoir utiliser les logiciels métiers
- Savoir rendre compte
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir utiliser les systèmes d'information métier
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir véhiculer les valeurs Associatives

* Savoir-être :
- Discret et confidentiel
- Réactif
- Autonome
- Rigoureux
- Adaptable et polyvalent
- Bon communiquant

* Diplôme et formation : Diplôme de Niveau 5 (BTS/DUT)

* Expérience : Débutant accepté