informations générales
Paris
Vos missions :
Au sein de la direction, vous êtes responsable de la documentation et avez notamment en charge les missions suivantes :
* Finaliser la création et gérer l'administration du nouveau système de gestion électronique de documents
* Poursuivre la recherche, le tri, la numérisation et le classement des archives papiers existantes
* Gérer la réception, l'archivage et la mise à jour des documents relatifs aux bâtiments et aux installations techniques et scéniques en lien avec les opérations de travaux et d'exploitation maintenance
* Mettre en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation et à la communication des archives
* Coordonner la transmission des informations et des documents auprès des équipes de la direction, notamment grâce à la mise en place d'outils de partage des données
* Répondre aux demandes d'informations des différentes directions et services de l'Opéra, ainsi qu'aux demandes extérieures (fournisseurs, etc.)
* Assurer la relation avec les organismes partenaires (archives nationales, ministère de la culture)
* Apporter un soutien méthodologique pour le suivi et la documentation des projets
* Contribuer à la mise en place d'une stratégie BIM (Building Information Modeling)
* Intégrer les exigences patrimoniales, environnementales et écologiques dans la gestion documentaire.
Par ailleurs, vous assistez la responsable de coordination dans la mise en place et la formalisation de process au sein de la direction :
* Rédiger et structurer les procédures qualité adaptées à l'activité de la direction et aux projets
* Mettre en place des tableaux de bord et organiser des audits pour identifier les axes d'amélioration des processus et du suivi des projets.
* Améliorer le suivi des procédures réglementaires aux différentes phases des opérations (plans de prévention, protocoles de sécurité.)
* Assurer une veille, un partage et un suivi des exigences réglementaires (sécurité, accessibilité, performance énergétique, etc.).
Diplôme de l'enseignement supérieur correspondant au niveau d'exigence attendu sur le poste et/ou 3/4 ans d'expérience dans le domaine d'expertise
Savoir :
* Techniques d'archives et de l'informatique spécialisée
* Maitrise du fonctionnement général de l'entreprise
* Maîtrise des règles et procédures de sécurité
* Gestion de projet
* Connaissance en BIM (Building Information Modeling)
* Connaissances en ingénierie de construction
Savoir-faire :
* Coordination de projets
* Maitrise des outils informatiques spécialisés dans son domaine (AutoCAD)
* Adaptation et formalisation de procédures
* Identification des fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux services d'archives publics des archives historiques
* Analyse et résolution de problème
Savoir-être :
* Esprit d'équipe et sens relationnel
* Gestion des priorités et sens de l'organisation
* Rigueur
* Disponibilité et sens du service
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la direction, vous êtes responsable de la documentation et avez notamment en charge les missions suivantes :
* Finaliser la création et gérer l'administration du nouveau système de gestion électronique de documents
* Poursuivre la recherche, le tri, la numérisation et le classement des archives papiers existantes
* Gérer la réception, l'archivage et la mise à jour des documents relatifs aux bâtiments et aux installations techniques et scéniques en lien avec les opérations de travaux et d'exploitation maintenance
* Mettre en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation et à la communication des archives
* Coordonner la transmission des informations et des documents auprès des équipes de la direction, notamment grâce à la mise en place d'outils de partage des données
* Répondre aux demandes d'informations des différentes directions et services de l'Opéra, ainsi qu'aux demandes extérieures (fournisseurs, etc.)
* Assurer la relation avec les organismes partenaires (archives nationales, ministère de la culture)
* Apporter un soutien méthodologique pour le suivi et la documentation des projets
* Contribuer à la mise en place d'une stratégie BIM (Building Information Modeling)
* Intégrer les exigences patrimoniales, environnementales et écologiques dans la gestion documentaire.
Par ailleurs, vous assistez la responsable de coordination dans la mise en place et la formalisation de process au sein de la direction :
* Rédiger et structurer les procédures qualité adaptées à l'activité de la direction et aux projets
* Mettre en place des tableaux de bord et organiser des audits pour identifier les axes d'amélioration des processus et du suivi des projets.
* Améliorer le suivi des procédures réglementaires aux différentes phases des opérations (plans de prévention, protocoles de sécurité.)
* Assurer une veille, un partage et un suivi des exigences réglementaires (sécurité, accessibilité, performance énergétique, etc.).
Diplôme de l'enseignement supérieur correspondant au niveau d'exigence attendu sur le poste et/ou 3/4 ans d'expérience dans le domaine d'expertise
Savoir :
* Techniques d'archives et de l'informatique spécialisée
* Maitrise du fonctionnement général de l'entreprise
* Maîtrise des règles et procédures de sécurité
* Gestion de projet
* Connaissance en BIM (Building Information Modeling)
* Connaissances en ingénierie de construction
Savoir-faire :
* Coordination de projets
* Maitrise des outils informatiques spécialisés dans son domaine (AutoCAD)
* Adaptation et formalisation de procédures
* Identification des fonds d'archives à collecter, à détruire et à verser aux services d'archives publics des archives historiques
* Analyse et résolution de problème
Savoir-être :
* Esprit d'équipe et sens relationnel
* Gestion des priorités et sens de l'organisation
* Rigueur
* Disponibilité et sens du service
