Responsable des services gestion et administration

Dans le cadre d'un remplacement, vous intégrez une structure d'environ 60 collaborateurs. Votre équipe est composée du Directeur de l'agence (votre N+1) et d'une Assistante administrative avec qui vous serez en binôme.
Votre mission sera de superviser les opérations administratives, financières et humaines de l'entreprise, en garantissant leur conformité et efficacité.

Il sera attendu de vous :

Sur la partie clients, partie qui vous sera dédiée :
- Ouverture de chantier et suivi administratif correspondant
- Demande de caution et suivi
- Facturation des clients, relances et application des intérêts moratoires si nécessaire
- Suivi des encaissements et rapprochement
- Reporting régulier
- Suivi des pièces marché (CCAP, OS/avenant jusqu'au PV de réception) notamment sur la partie financière
- Analyse des comptes analytiques en fin de mois

Sur la partie fournisseurs :
Cette partie ne vous sera pas dédiée. Cependant, il vous sera demandé de venir en renfort si besoin et/ou en cas d'absence de votre collègue. Avoir une expérience sur la partie fournisseurs est par conséquent requise.
- Collecte des documents administratifs pour l'établissement des contrats de sous-traitance
- Etablissement des déclarations des contrats de sous-traitance via le DC4
- Distribution et suivi des carnets de bon de commande
- Saisie simple des bons de commande
- Collecte des bons de commande pour enregistrement dans l'ERP
- Traitement des factures fournisseurs et rapprochement avec les bons de commande
- Contrôler et rapprocher les factures de frais généraux et des factures des fournisseurs, prestataires/sous-traitants/agences d'intérim, puis assurer leur classement.

Sur la partie secrétariat commune à tout le service :
- Accueil téléphonique
- Rédaction de courriers aux fournisseurs, sous-traitants ou autres
- Organisation, classement et archivage des documents selon les procédures internes
- Traitement des notes de frais
- Réponse aux appels d'offres (élaboration du dossier de candidature, remise d'offre dématérialisée) en binôme, avec maîtrise du logiciel Chorus ou équivalent

Poste en CDI à pourvoir immédiatement
Statut cadre aux 39h


Profil :
Formation Bac+2 en comptabilité/gestion ou gestion PME/PMI
Expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire dans le secteur du BTP
Vous êtes à l'aise avec les chiffres
La maîtrise du Pack informatique est indispensable

Qualités recherchées :
- Rigueur, organisation et réflexion
- Savoir travailler avec anticipation et réactivité
- Curiosité, autonomie et débrouillardise
- Etre force de proposition
- Avoir un bon esprit d'équipe et une aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs
- Avoir d'excellentes compétences en communication écrite et orale

Avantages :
- Participation sur le résultat
- 13ème mois
- Congés payés par la caisse du BTP à 30% de plus que le tarif normal
- 1 jour de télétravail par semaine
- Tickets restaurant (11 €)

Processus de recrutement :
- Entretien en visio avec la Chargée de recrutement
- Entretien en présentiel avec Directeur de l'agence (votre N+1)

Les rejoindre, c'est embarquer pour un voyage empreint de passion et d'excellence, où chaque jour est une opportunité de façonner l'histoire et de laisser votre empreinte dans le paysage architectural français.

Si ce poste vous intéresse et que vous vous retrouvez dans cette annonce, alors n'hésitez plus : postulez !