Responsable des services généraux et administratifs

L'EPA Euroméditerranée est un établissement public doté du statut d'opération d'intérêt national couvrant un périmètre de 480 hectares dans le centre-ville de Marseille. Son intervention porte sur le développement économique, culturel et urbain.
Face à ces enjeux, l'organisation interne de l'établissement permet de gérer la complexité de ses opérations et de mobiliser l'ensemble des compétences internes, des acteurs et des réseaux concernés, publics ou privés.

Rattaché(e) à la Directrice Ressources Humaines, Organisation et Systèmes d'Information (DRHOSI), le Chargé de mission Moyens Généraux (H/F) a pour missions principales d'assurer le bon fonctionnement des locaux, la sécurité et l'équipement des collaborateurs, tout en maximisant l'efficacité opérationnelle et maîtrisant les coûts :

1) Maintenance multi-technique des locaux

- Identifier les demandes d'interventions techniques, identifier le prestataire à contacter, demander les devis, planifier et suivre les travaux.
- Faire les demandes de SAV pour les équipements des locaux
- Planifier et suivre les contrôles annuels réglementaires (portes, rideaux motorisés, ...), le contrôle de conformité
- En cas de dysfonctionnement du portail parking, organiser l'intervention des techniciens

2) Supervision des chantiers, logistique interne, planification des travaux

- Demander, coordonner et planifier les interventions nécessaires auprès des prestataires techniques identifiés
- Préparer les interventions si nécessaire notamment avec l'intervention de prestataires de manutention
- Contrôler et réceptionner les travaux

3) Approvisionnements et prestations de services

- Contrôler les stocks, déclencher les commandes et approvisionner les armoires de fournitures et d'équipements
- Commander et effectuer les retraits de commandes et les courses locales
- Suivre les prestations spécifiques (gardiennage parking, enlèvement des déchets recyclés, ..)
- Procéder à l'inventaire des biens mobiliers de l'établissement et actualiser annuellement l'inventaire comptable
- Organiser ponctuellement la logistique liée aux mises au rebus, évacuation, etc...

4) Entretien des locaux

- Suivre la prestation régulière d'entretiens des locaux en remontant tout dysfonctionnement ou tout manque de consommables aux prestataires concernés
- Organiser annuellement les opérations ponctuelles de l'entreprise de nettoyage des locaux

5) Véhicules et stationnement

- Suivre la flotte de véhicules :
- Sinistres, garage, assurance, parking, cartes carburant, tableau de suivi des consommations, .
- Livraison, restitution, fiche d'attribution, .
- Préparation des éléments pour le calcul annuel des avantages en nature
- Suivre marché Citiz Autopartage Provence - attribution des droits et suivi financier du marché
- Déclarer les conducteurs concernés suite aux contraventions reçues
- Assurer le suivi des usagers du Parking du personnel et notamment des télécommandes

6) Sécurité des locaux :
- Gérer le marché sécurité et l'alarme des locaux

7) Archivage

- Archives documentaires : déclencher et piloter la prestation de contrôle qualité des dossiers d'archives avant versement par échantillonnage, attribution d'un numéro de classement, organisation du versement, rappel des archives sur demande des services
- Archives objets : procéder régulièrement à un inventaire des éléments pouvant faire l'objet d'un archivage - proposition de versement, organisation des versements aux Archives Départementales ou autres collecteurs

8) Suivi administrativo-financier des achats et pilotage budgétaire

- Elaborer et suivre les budgets moyens généraux et transverses
- Elaborer les lettres de commandes, suivre la réception des
- Lancer, analyser et suivre l'exécution des marchés propres aux moyens généraux - relancer les marchés arrivant à terme et passer des marchés complémentaires le cas échéant