informations générales
Ambérieu-en-Bugey
Pourquoi notre client recrute ?
Dans le cadre d'une création de poste, notre client recrute un Responsable administratif et services généraux H/F en CDI, sur Amberieu en Bugey.
Rattaché(e) au président de la société, et en lien avec les différents services internes, vous aurez pour missions :
- Suivi administratif des travaux de boutiques : gestion administrative des projets d'aménagement et de maintenance des boutiques en lien avec la responsable travaux, suivi de la facturation.
- Gestion des contrats de services : suivi des contrats d'énergie, d'Internet, de téléphonie. renégociation et optimisation des contrats en fonction des besoins et du budget.
- Gestion de la flotte automobile : suivi des contrats de location, gestion des entretiens et des assurances pour l'ensemble de la flotte de véhicules.
- Relations avec les assureurs : prise en charge des déclarations d'incidents et suivi des dossiers administratifs en cas de sinistre, en collaboration avec les assureurs.
- Administration des baux commerciaux : gestion des documents liés aux baux commerciaux, suivi des échéances et relations avec les propriétaires et les avocats en cas de renouvellement ou de litige.
- Coordination avec les avocats et conseils juridiques : gestion de la documentation et suivi administratif des dossiers en lien avec les avocats pour les questions immobilières et contractuelles.
- Missions financières et de contrôle de gestion :
Suivi des dépenses : gestion et contrôle des coûts des services généraux pour garantir le respect des budgets alloués.
Analyse des coûts : identification des leviers d'optimisation pour réduire les coûts liés aux contrats de services (énergie, flotte, travaux, etc.).
Préparation de rapports financiers : collaboration avec le contrôle de gestion pour préparer des rapports et des analyses sur les dépenses, les prévisions et les écarts budgétaires.
Comptabilité : vérification des factures des prestataires et suivi des paiements en lien avec le service comptabilité.
Quel est votre profil ?
Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+3 à Bac+5 en gestion administrative, management des organisations ou équivalent, avec une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire ? Vous possédez de bonnes notions d'anglais, suffisantes pour échanger avec nos filiales aux États-Unis et au Japon ?
Vous maîtrisez Excel et Word, et vos capacités rédactionnelles sont reconnues pour leur clarté et leur précision ?
Vous avez également une réelle appétence pour les chiffres, ce qui vous permettra de travailler en lien étroit avec le contrôle de gestion et le service comptabilité ? Vous êtes autonome, adaptable, avec un fort esprit d'initiative, et vous savez gérer les priorités pour mener à bien plusieurs missions en parallèle ?
Enfin, vous appréciez le travail en équipe et avez une excellente capacité à collaborer avec divers partenaires internes et externes ?
Conditions du poste :
Contrat : CDI
Statut : Agent de maitrise ou Cadre en fonction de votre parcours
Horaires : Forfait heures de 37h
Salaire : 40K€ à 50K€ en fonction de votre profil et de votre parcours + CSE (chèque cadeau de fin d'année.)
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireDans le cadre d'une création de poste, notre client recrute un Responsable administratif et services généraux H/F en CDI, sur Amberieu en Bugey.
Rattaché(e) au président de la société, et en lien avec les différents services internes, vous aurez pour missions :
- Suivi administratif des travaux de boutiques : gestion administrative des projets d'aménagement et de maintenance des boutiques en lien avec la responsable travaux, suivi de la facturation.
- Gestion des contrats de services : suivi des contrats d'énergie, d'Internet, de téléphonie. renégociation et optimisation des contrats en fonction des besoins et du budget.
- Gestion de la flotte automobile : suivi des contrats de location, gestion des entretiens et des assurances pour l'ensemble de la flotte de véhicules.
- Relations avec les assureurs : prise en charge des déclarations d'incidents et suivi des dossiers administratifs en cas de sinistre, en collaboration avec les assureurs.
- Administration des baux commerciaux : gestion des documents liés aux baux commerciaux, suivi des échéances et relations avec les propriétaires et les avocats en cas de renouvellement ou de litige.
- Coordination avec les avocats et conseils juridiques : gestion de la documentation et suivi administratif des dossiers en lien avec les avocats pour les questions immobilières et contractuelles.
- Missions financières et de contrôle de gestion :
Suivi des dépenses : gestion et contrôle des coûts des services généraux pour garantir le respect des budgets alloués.
Analyse des coûts : identification des leviers d'optimisation pour réduire les coûts liés aux contrats de services (énergie, flotte, travaux, etc.).
Préparation de rapports financiers : collaboration avec le contrôle de gestion pour préparer des rapports et des analyses sur les dépenses, les prévisions et les écarts budgétaires.
Comptabilité : vérification des factures des prestataires et suivi des paiements en lien avec le service comptabilité.
Quel est votre profil ?
Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+3 à Bac+5 en gestion administrative, management des organisations ou équivalent, avec une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire ? Vous possédez de bonnes notions d'anglais, suffisantes pour échanger avec nos filiales aux États-Unis et au Japon ?
Vous maîtrisez Excel et Word, et vos capacités rédactionnelles sont reconnues pour leur clarté et leur précision ?
Vous avez également une réelle appétence pour les chiffres, ce qui vous permettra de travailler en lien étroit avec le contrôle de gestion et le service comptabilité ? Vous êtes autonome, adaptable, avec un fort esprit d'initiative, et vous savez gérer les priorités pour mener à bien plusieurs missions en parallèle ?
Enfin, vous appréciez le travail en équipe et avez une excellente capacité à collaborer avec divers partenaires internes et externes ?
Conditions du poste :
Contrat : CDI
Statut : Agent de maitrise ou Cadre en fonction de votre parcours
Horaires : Forfait heures de 37h
Salaire : 40K€ à 50K€ en fonction de votre profil et de votre parcours + CSE (chèque cadeau de fin d'année.)
