Responsable des services généraux et administratifs

Description du poste :
L'Adapei 35 a décidé de tester de façon expérimentale un nouveau poste de responsable de l'administration et des moyens généraux. Ces postes ont pour mission d'organiser les services administratifs, de piloter fonctionnellement les secrétariats, et d'assurer la gestion des dossiers RH, finances, patrimoine, communication, et qualité. Les RAMG sont intégrés aux équipes de direction des dispositifs et contribuent à la mise en œuvre des procédures et à l'amélioration continue de la qualité.
Pendant l'expérimentation, ce responsable aura les missions suivantes en pilotage et pour partie en réalisation :
Organisation des dossiers RH :
- Développement des compétences (correspondant formation, suivi administratif des entretiens biennaux.)
- Organisation du personnel (offre d'emploi, configuration des fiches individuelles.)
- Gestion et administration du personnel (dossier salarié, suivi des arrêts maladie, accident du travail, des visites médicales.)
- Accompagnement des équipes sur les logiciels RH (octime.)

Organisation des dossiers Finances Patrimoine
- Achats : Suivi des contrats cadres, mises en œuvre, participation aux groupes de travail
- Comptabilité : Garant du respect des procédures et accompagnement, Relai pour le suivi des caisses, Supervision de la facturation des usagers (prise en charge aide sociale, explication des factures.)
- Patrimoine : Suivi des immobilisations
- Formation continue des équipes sur les logiciels et les process.

Organisation des dossiers Communication et secrétariat général
- RSO : Collecte de données (recensement km, consos diverses, véhicules, etc.) bilan carbone, animation à l'échelle du dispositif des ambassadeurs RSO.
- Communication : remontée d'actualités, Collecte d'informations, relai à l'échelle du dispositif de la direction communication.
- Secrétariat général : Remontée des évènements officiels, Suivi des inscriptions aux évènements associatifs
- SSI : Suivi et inventaire des appareils informatiques, remise à niveau des annuaires informatiques et téléphoniques

Organisation des dossiers « gestion de l'activité » :
- Administration de la qualité : Organisation administrative des COPIL Qualité, des CVS, des comités de vigilance, Mise à jour des documents qualité (plans bleus, indicateurs CPOM, rapport d'activité.)
- Lien cuisine centrale : Suivi des commandes repas
- Déploiement des Directives et procédures associatives
- Personnes ressources pour le dispositif pour le déploiement, l'appropriation et l'utilisation de l'outil QUALITE (Ageval)

Veille
- Fait remonter des besoins identifiés mais non couverts (d'appui, de procédure)
- Participe à l'évaluation des procédures déployées (Démarche d'amélioration continue de la qualité)
- Participe à la connaissance et au respect des procédures internes par les salariés du dispositif

Animation pendant la phase d'expérimentation :
- Animation des secrétaires,
- Veiller à sécuriser les missions des secrétaires en les outillant, en ajustant la charge de travail et en étant en appui, conseil.
- Animation de l'équipe Agents.es de Service Intérieurs et Agents.es de Restauration
- Participation aux astreintes de manière très exceptionnelle et solidaire
- Coordination et suivi des missions « transversales » comme les ambassadeurs RSO
- Participe aux réunions d'équipe de direction du dispositif sur les points concernant le RAMG