informations générales
Paulhan
Missions :
- Accueillir les personnes sollicitant l'agence (téléphone, email, fax, courrier), comprendre leur besoin, les renseigner et/ou les orienter pour l'ensemble de nos services
- Assurer la traçabilité des informations entrantes et sortantes (téléphone, email, fax, courrier) dans le logiciel XIMI
- Assister le responsable de secteur dans les tâches administratives et de planification de nos activités
Accueil en agence :
- Accueil physique, téléphonique et électronique à l'agence. Assurer la traçabilité des contacts et informations entrantes et sortantes dans XIMI.
- Comprendre le besoin de l'interlocuteur et le formaliser
- Apporter les informations générales sur tous nos services et tarifs
- Informer les bénéficiaires sur les financements et les prises en charges existantes
- Etablir un devis sur les prestations simples
- Orienter vers le professionnel pertinent en interne ou en externe
Assistance des responsables de secteur :
- Préparer les documents commerciaux et contractuels : flyers, livrets d'accueil, devis et contrats simples, ..
- Assurer le suivi des prises en charge reçues à l'agence dans XIMI : réception, traçabilité, envoi au responsable d'agence pour réaliser les devis et contrats correspondants
- Assistance diverse aux responsables de secteur : appels clients, appels salariés, éditions plannings, fiches de mission, remise des modifications de planning aux intervenants et aux bénéficiaires, .
- Coordination des missions CPAM et sortir + (traitement de la demande, contractualisation, planification, mise en place) Note : les responsables de secteur sont informés, consultés et décisionnaires en cas de difficulté
- Gestion des clés bénéficiaires
- Contrôler et traiter les erreurs de télégestion quotidiennement
- Assurer la complétude des dossiers bénéficiaires
- Réaliser les plannings des salariés sur la base des consignes du responsable de secteur et sous sa responsabilité ; le responsable de secteur est sollicité en cas de décision d'affectation de ressource ou de problème impactant la continuité de service ou la satisfaction bénéficiaire.
- Réaliser des contrôles qualité au domicile des bénéficiaires sous la responsabilité des responsables de secteur
- Aide à la comptabilisation des données d'activité en fin de mois : heures réalisées, kilomètres parcourus, rassembler les justificatifs associés
- Télé assistance et livraison de repas : Traiter les demandes des prospects et bénéficiaires en s'appuyant sur les équipes opérationnelles (coordination repas, livreurs, installateur)
Profil apprécié: intérêt pour les problématiques humaines, capacité de médiation, discrétion / tact / respect, dynamisme, écoute, adaptabilité et réactivité, empathie, sens de l'initiative, ponctualité, rigueur
Notions sur la démarche commerciale, connaissances de base des secteurs des services à la personne et du médicosocial
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- Accueillir les personnes sollicitant l'agence (téléphone, email, fax, courrier), comprendre leur besoin, les renseigner et/ou les orienter pour l'ensemble de nos services
- Assurer la traçabilité des informations entrantes et sortantes (téléphone, email, fax, courrier) dans le logiciel XIMI
- Assister le responsable de secteur dans les tâches administratives et de planification de nos activités
Accueil en agence :
- Accueil physique, téléphonique et électronique à l'agence. Assurer la traçabilité des contacts et informations entrantes et sortantes dans XIMI.
- Comprendre le besoin de l'interlocuteur et le formaliser
- Apporter les informations générales sur tous nos services et tarifs
- Informer les bénéficiaires sur les financements et les prises en charges existantes
- Etablir un devis sur les prestations simples
- Orienter vers le professionnel pertinent en interne ou en externe
Assistance des responsables de secteur :
- Préparer les documents commerciaux et contractuels : flyers, livrets d'accueil, devis et contrats simples, ..
- Assurer le suivi des prises en charge reçues à l'agence dans XIMI : réception, traçabilité, envoi au responsable d'agence pour réaliser les devis et contrats correspondants
- Assistance diverse aux responsables de secteur : appels clients, appels salariés, éditions plannings, fiches de mission, remise des modifications de planning aux intervenants et aux bénéficiaires, .
- Coordination des missions CPAM et sortir + (traitement de la demande, contractualisation, planification, mise en place) Note : les responsables de secteur sont informés, consultés et décisionnaires en cas de difficulté
- Gestion des clés bénéficiaires
- Contrôler et traiter les erreurs de télégestion quotidiennement
- Assurer la complétude des dossiers bénéficiaires
- Réaliser les plannings des salariés sur la base des consignes du responsable de secteur et sous sa responsabilité ; le responsable de secteur est sollicité en cas de décision d'affectation de ressource ou de problème impactant la continuité de service ou la satisfaction bénéficiaire.
- Réaliser des contrôles qualité au domicile des bénéficiaires sous la responsabilité des responsables de secteur
- Aide à la comptabilisation des données d'activité en fin de mois : heures réalisées, kilomètres parcourus, rassembler les justificatifs associés
- Télé assistance et livraison de repas : Traiter les demandes des prospects et bénéficiaires en s'appuyant sur les équipes opérationnelles (coordination repas, livreurs, installateur)
Profil apprécié: intérêt pour les problématiques humaines, capacité de médiation, discrétion / tact / respect, dynamisme, écoute, adaptabilité et réactivité, empathie, sens de l'initiative, ponctualité, rigueur
Notions sur la démarche commerciale, connaissances de base des secteurs des services à la personne et du médicosocial
