Responsable de secteur d'aide à domicile

Objectif global : Interface entre les intervenant(e)s à domicile et les bénéficiaires, le Responsable de Secteur Niveau 1 occupe le premier niveau d'encadrement au sein d'une agence de services à la personne.
Il organise les services d'aide à domicile.

Le/la Responsable de Secteur Niveau 1 encadre une équipe d'intervenant(e)s à domicile :

- Auxiliaires de vie (Niveau 1, 2 et 3)
- Aide-ménagèr(e)s

Selon le volume d'activité et/ou les besoins spécifiques, il/elle est amené à encadrer des stagiaires et un(e) Assistant(e) d'Agence.
Il/elle sait exercer son devoir d'alerte auprès de l'équipe dirigeante en cas de problématique rencontrée.

Modalité de reporting : Suivi hebdomadaire des points en cours et des éventuels points bloquants avec le/la Responsable Régional ou le/la Responsable d'agence ou le/la Gérant(e).

Description des missions :
1. Organisation :
- Recenser les besoins des bénéficiaires (autonomes de GIR5 à GIR 4, et dépendants GIR3)
- Gestion des plannings : attribuer une prestation en veillant au respect du cadre réglementaire
- Affecter les intervenants selon leurs compétences et selon les souhaits et contraintes des clients
- Gestion des absences et réattribution de prestations : rechercher un remplaçant et le proposer au bénéficiaire
- Mise en place de demande prestations GIR5 à GIR 4 en urgence
- Vérifier et valider les prestations pour transmission au service facturation et assurer la préparation des paies intervenant
- Suivre les règlements des factures : encaissements et relances
- Organiser les congés : recueillir les demandes de congés, évaluer les besoins du service, valider les congés
- Mesurer la satisfaction des bénéficiaires
- Suivre les process Qualité et sensibiliser les équipes
- Repérer les investissements à réaliser : matériel informatique, fournitures, embauches, autres et transmettre l'information au responsable d'agence

2. Management et GRH :
- Évaluer les besoins et préparer les annonces et les transmettre aux partenaires emploi ou au service Recrutement interne
- Intégration des nouveaux embauchés : Présentation du Groupe Zephyr, de l'agence, du poste, du contrat et du cadre d'intervention
- Solliciter son responsable pour la rédaction et la signature des contrats de travail et les présenter au nouvel embauché, Gestion des avenants
- Faire les déclarations d'embauche auprès des institutions
- Constituer les dossiers intervenants conformément aux procédures qualité
- Suivi de période d'essai : évaluer le salarié, rompre ou valider la période d'essai
- Suivi des échéances : mutuelle, assurances voiture, visités médicales
- Piloter son équipe : distribuer le travail en veillant au taux d'occupation, contrôler le travail réalisé par le biais de visites de contrôle
- Dynamiser, motiver son équipe

3. Commercial et développement :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et prospects
- Présenter l'argumentaire commercial et les valeurs du Groupe Zephyr
- Organiser des rendez-vous
- Assurer la prospection et savoir solliciter ses partenaires
- Être force de proposition
- Suivre les fluctuations de l'activité

4. Communication écrite et orale :
- Rédiger des notes, des comptes-rendus, des mails
- Expliquer le travail à effectuer aux intervenants
- Participer à des réunions de direction
- Adapter le mode de communication en permanence au contenu du message, des interlocuteurs, de la situation
- Tenir les dossiers administratifs et informatiques à jour, Archiver
- Appliquer la déontologie professionnelle (secret professionnel)

Compétences requises :
1. Connaissances :
- Connaitre les techniques favorisant la communication : observation, écoute active, reformulation, questionnement
- Connaitre les mécanismes et circuits financiers (APA, PCH, PAJE, CESU)
- Connaitre les procédures internes
- Connaitre les démarches qualité dans le cadre de la loi Borloo
- Connaitre l'argumentaire commercial
- Connaitre la concurrence et les interlocuteurs médico-sociaux