Responsable de l'administration des ventes

MISSION GENERALE

Les missions du responsable ADV sont variées.
Il/elle s'occupe principalement de la gestion des contrats de vente en traitant les commandes clients, en effectuant l'enregistrement, le contrôle du dossier jusqu'à sa facturation, le suivi du stock ainsi que le suivi des litiges (relances, gestion ).
Le/la responsable ADV gère et supervise tous les aspects liés au service vente de l'entreprise.
Le/la responsable ADV est sous la tutelle de la direction et échange très régulièrement avec les services comptable, logistique et communication.


RELATIONS FONCTIONNELLES

Cela passe aussi bien par les tâches administratives que par le caractère organisationnel des opérations menées.
Afin de s'assurer de leur bon déroulement, il/elle encadre l'ensemble de la chaîne des ventes, de la prise de commandes jusqu'à la réception par le client.
Un excellent sens du service clients ne pourra s'exprimer sans empathie et sans un grand sens de l'écoute. Il s'agit en effet de pouvoir anticiper les demandes au quotidien, adapter ses réponses en fonction des situations et d'être à même d'apporter des solutions même dans les moments critiques avec professionnalisme.

En interne :
Travail en équipe avec les autres ADV, le service communication, les équipes commerciales terrain, la direction
En externe :
Relations avec les clients (Etranger et France), fournisseurs, le cabinet comptable.

Externe
- Relation avec notre clientèle : Prise de Commande Tél /Renseignements divers /SAV
- Saisie et préparation des commandes
- Calcul mensuel des commissions Agents FR et EXPORT (suivi des Factures)
- Traitement et résolution des litiges liés à un retard de livraison, un produit défectueux, des quantités non respectées par exemple
- Préparation des Salons (X 5) Emailing / Stand / Fournitures diverses / Etc
Interne
- Gestion de la relation clients à travers différents canaux (téléphone, e-mail ou encore outils informatiques de type CRM ou EDI) ;
- Enregistrement des commandes
- Gérer le système de facturation/ recouvrement
- Gestion des stocks et vérification de la disponibilité des produits et de la production avec la direction
- Planification et suivi des livraisons en lien avec les transporteurs
- Elaboration de tableaux de bord de suivi.
- Logiciel de gestion commerciale SOLLO Création des divers fichiers / Fiche produit / Fiche Client / Nouveau modèle Etc (Tuto vidéo)
- Encaissement : vérif. avec les bordereaux bancaires/ Prélèvement / Banque /Cyber plus CB/AMEX /JBC
- Préparation / Garant du respect des process de transmission des commandes (Produit / quantité / délais / documents commerciaux...)
- Communication avec notre cabinet comptable : envoi de divers fichiers mensuels / Trimestriels
- Commandes et suivi des commandes fournisseurs
- Relations, suivi et gestion des stocks matières premières avec nos Fournisseurs et Fabricants
- Gestion des inventaires produits finis
- Gérer les litiges, réclamations et contentieux,
- Établir les tableaux de bord,
- Analyser les résultats de vente,

Le poste nécessite un excellent sens du contact et de l'organisation. Le/la responsable ADV sait prendre des initiatives en accord avec à la direction. À la fois rigoureux et dynamique, les compétences suivantes sont requises :
:
- Maîtrise de l'anglais indispensable
- Organisation, gestion du temps et des priorités
- Flexibilité
- Capacité d'adaptation
- Sens du service
- Connaissances en comptabilité et logistique
- Esprit d'analyse, caractère consciencieux
- Esprit d'équipe
- Intelligence émotionnelle
- Empathie
- Fiabilité, fidélité

HORAIRES DE TRAVAIL
35h - De 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30