Responsable administratif(ve) et financier(ère)

Dans le cadre d'un remplacement , notre cabinet d'Architecture, recherche un.e Assistant.e de Direction en charge de la gestion Administrative et Financière de l'Agence placée sous l'autorité du Dirigeant

Direction
- Superviser les services administratifs et comptables,
- Préparation des dossiers appel d'offre, concours d'Architecture pour le volet financier,
- Gérer l'ensemble des domaines juridiques, assurer la veille et le conseil,
- Veiller au respect des procédures, des règles et des normes dans la gestion des contrats et contentieux,
- Anticiper et assure les besoins en personnel de l'entreprise (définition de postes, recrutement, rédaction des contrats...),
- Définir, mettre en œuvre et contrôler le bon suivi de la politique en matière d'achat de l'entreprise (négocier avec les fournisseurs et les prestataires...),
- Garante du respect de la confidentialité,

Secrétariat
- Accueil physique et téléphonique ciblé, interface/filtrage téléphonique, transmission des informations, (une assistante technique assurant le standard général),
- Gestion de l'agenda et planning, organisation des réunions, prise de note et rédaction du compte rendu, organisation des déplacements;
- Gestion et suivi des divers dossiers (notamment appel d'offre et concours)
- Correspondances diverses, suivi et traitement du courrier commandes, facturation fournisseurs, contractuels et assuranciels, (maitrise de CHORUS PRO)
- Classement, archives.

Gestion de la facturation et comptabilité et relation clients
- Intégration des données de l'affaire, contrats, honoraires, cotraitants etc.dans le logiciel OOTI
- Etablir les facturations sur l'application OOTI (Intégration des données de l'affaire, contrats, honoraires, cotraitants, etc.) et dépôt dématérialisé sur les plateformes (CHORUS etc.)
- Relation clients, suivi des encaissements des factures et relances des impayés
- Mise en place, animation et suivi des réunions de facturation avec les équipes projets
- Suivi des révisions des marchés et actualisation des honoraires
- Concevoir, établir et actualiser les tableaux de bord financiers de la société
- Être pro-actif (alerter et adapter la facturation) en cas de décalage entre le prévisionnel contractuel et l'état d'avancement des dossiers
- Scanner, classer et archiver les documents contractuels et de marché
- Gestion de la TVA avec le cabinet d'expert-comptable
- Préparation des dossiers du personnel (contrats, paies du personnel, DUE, déclarations des accidents du travail, gestion des congés payés, etc. ...) en relation avec l'expert-comptable
- Etablir les déclarations annuelles MAF
- Préparer les éléments comptables pour le bilan annuel en avec l'expert-comptable

PROFIL ATTENDU :
Bac + 2 Exigé - Expérience de 2 à 3 ans sur le même type de poste -

Avantages :
Horaires flexibles - Participation au Transport -Titre-restaurant