Responsable administratif(ve) et financier(ère)

Le poste est localisé à l'Institut Agro Montpellier au Pôle Tropiques et Méditerranée au sein du service DEFIS « Développement, Expertise, Formation et Ingénierie pour le Sud »

Le service DEFIS est organisé en 2 pôles :
- 1 pôle de chefs de projets / formateurs, responsables (1) de la prospection, de l'élaboration, de la mise en œuvre, du suivi et du reporting de projets à l'international et (2) d'activités d'enseignement et d'appui à l'insertion des étudiants de l'Institut Agro Montpellier
- 1 pôle de gestionnaires, en charge du suivi administratif et financier des projets et contrats du service

Missions du service :
Dans le cadre de ses missions, DEFIS développe des activités d'ingénierie de formation, des actions d'expertise et de coopération internationale. DEFIS mobilise une équipe de 12 personnes, les équipes d'enseignement et de recherche de l'Institut Agro ainsi que différents réseaux académiques et professionnels nationaux ou internationaux. En lien avec les politiques partenariales et scientifiques de l'Institut Agro Montpellier, le service DEFIS a pour mandat de :
- Professionnaliser les formations, appuyer l'insertion professionnelle des étudiants et promouvoir l'entreprenariat au sein du pôle tropiques et méditerranée
- Co-construire des solutions en accompagnant, en formant et en conseillant les professionnels des secteurs agricoles et agroalimentaires
- Renforcer les dispositifs de formation supérieure et technique agricole au sud

Activités liées au poste :
Gestion administrative et financière d'un portefeuille de projets et de conventions du service DEFIS
- Appui au montage administratif et financier de projets et de conventions en lien avec le.s chef.fe.s de projet du service
- Gestion financière et administrative des projets et conventions :
-Dans l'outil de gestion, en lien avec les services financiers le cas échéant : saisie du contrat, saisie des recettes et des dépenses prévisionnelles sur la durée du projet, et renseignement de tout autre information administrative, financière et budgétaire nécessaire
-Suivi de l'exécution administrative et financière du projet/convention, en lien avec le.a chef.fe de projet
-Enregistrement et suivi des pièces administratives dans les dossiers projets, suivi du recouvrement des factures
-Reporting administratif et financier des projets auprès des clients / bailleurs selon leurs modalités
- Organisation logistique : gestion des déplacements/missions, états de frais, accueil de partenaires/clients, organisation de séminaires

Appui à l'élaboration du budget du service DEFIS
- Lors des périodes budgétaires (BR/BI), appui à l'élaboration du budget en lien avec le responsable du service DEFIS et la gestionnaire en charge du budget du service
- Pour les projets dont vous avez la responsabilité, suivi budgétaire au fil de l'année, comparaison réalisé / prévu au budget et analyse des écarts

Accompagnement de la démarché qualité qui sera déployée au sein du service DEFIS en 2025

Compétences/aptitudes :
- Maitrise des outils et procédures de gestion administrative et financière de projets
- Bonne connaissance des procédures administratives d'un établissement public
- Bonne maitrise de la comptabilité générale et de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)
- Capacité à s'adapter rapidement à un logiciel comptable et de gestion
- Maitrise parfaite d'Excel
- Compétences et/ou intérêt marqué pour le montage et le pilotage opérationnel et financier de projets de solidarité internationale
- Maîtrise de l'anglais et/ou espagnol
- Réel partage des valeurs portées par le pôle tropiques et méditerranée et du service DEFIS (cf notre site web)
- Autonomie, prise d'initiative, réactivité face aux dossiers urgents et imprévus
- Capacités d'adaptation au contexte et aux différents types d'interlocuteurs
- Capacités d'analyse, de rédaction, de synthèse
- Bon relationnel