informations générales
Paris
Habitat-Cité recherche un.e coordinateur.rice administratif et financier pour prendre en charge la gestion administrative et financière des projets de solidarité et de l'ensemble de l'association. Le/la coordinateur.rice administratif et financier sera sous la responsabilité de la directrice de l'association et en relation avec les responsables de pôles et les chargé.e.s de mission.
Missions :
Assurer la gestion financière et administrative de l'association
- Enregistrer avec précision les transactions financières en comptabilité et mener à bien le processus comptable
- Engager les dépenses hebdomadaires
- Réaliser les rapprochements bancaires mensuels
- Mettre à jour mensuellement les plans de trésorerie, le tableau de suivi des dépenses par projet
- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels
- Préparer les situations comptables et clôtures de comptes, l'établissement des états financiers et leur consolidation, les déclarations fiscales et rapprochements en lien avec l'experte-comptable
- Préparer l'Assemblée générale (convocations, procès-verbal, envoi au Journal Officiel, etc.)
Assurer la gestion financière des projets
- Préparer les conventions avec les bailleurs et partenaires, réaliser le suivi des subventions perçues, des virements réalisés auprès des partenaires, vérifier le respect des règles bailleurs et des procédures à suivre
- Mettre en place et vérifier la politique de taux de change pour les dépenses des projets en devises étrangères
- Appuyer les responsables de pôle pour la vérification des remontées des dépenses des projets, plus particulièrement en solidarité internationale
- Vérifier le respect des procédures bailleurs concernant les dépenses, vérifier les pièces devant être transmises par les partenaires (justificatifs de paiement, dossiers d'achat, justificatifs de taux de change, relevés de banque, journaux de caisse)
- Vérifier et préparer les pièces en vue des audits des projets
- Suivre les stocks et commander les fournitures, suivre les autorisations d'engagement des dépenses en relation avec les responsables de pôle, vérifier les procédures d'achat passant par des appels d'offre, mettre en paiement et classer les factures
- Préparer les ordres de mission lors de missions à l'étranger, réserver les prestations hôtelières et de transport, gérer les avances de frais, vérifier et mettre en paiement les notes de frais
Assurer la gestion des ressources humaines
- Gérer les paies, les contrats de travail, les absences et congés, les déclarations sociales et autres obligations
- Suivre le paiement des commandes de chèques restaurant, de la mutuelle employeur, des demandes de formation et archivage des conventions de formation
- S'assurer de la bonne diffusion des communications internes et du respect de l'affichage obligatoire
Assurer le secrétariat général
- Archiver, répondre au courrier, répondre aux appels téléphoniques, mettre à jour les bases de données administratives
Le/la coordinateur.rice administratif et financier pourra être amené à réaliser des missions au Salvador et en Colombie.
Compétences et savoir-être requis :
- 2 à 4 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière dans une association de solidarité internationale
- Connaissance de l'AFD et de ses règles administratives et financières obligatoire
- Connaissance d'un logiciel de comptabilité requise
- Maîtrise avancée du logiciel Excel et des outils de bureautique
- Bonnes qualités rédactionnelles
- La maîtrise de l'espagnol est un plus
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions :
Assurer la gestion financière et administrative de l'association
- Enregistrer avec précision les transactions financières en comptabilité et mener à bien le processus comptable
- Engager les dépenses hebdomadaires
- Réaliser les rapprochements bancaires mensuels
- Mettre à jour mensuellement les plans de trésorerie, le tableau de suivi des dépenses par projet
- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels
- Préparer les situations comptables et clôtures de comptes, l'établissement des états financiers et leur consolidation, les déclarations fiscales et rapprochements en lien avec l'experte-comptable
- Préparer l'Assemblée générale (convocations, procès-verbal, envoi au Journal Officiel, etc.)
Assurer la gestion financière des projets
- Préparer les conventions avec les bailleurs et partenaires, réaliser le suivi des subventions perçues, des virements réalisés auprès des partenaires, vérifier le respect des règles bailleurs et des procédures à suivre
- Mettre en place et vérifier la politique de taux de change pour les dépenses des projets en devises étrangères
- Appuyer les responsables de pôle pour la vérification des remontées des dépenses des projets, plus particulièrement en solidarité internationale
- Vérifier le respect des procédures bailleurs concernant les dépenses, vérifier les pièces devant être transmises par les partenaires (justificatifs de paiement, dossiers d'achat, justificatifs de taux de change, relevés de banque, journaux de caisse)
- Vérifier et préparer les pièces en vue des audits des projets
- Suivre les stocks et commander les fournitures, suivre les autorisations d'engagement des dépenses en relation avec les responsables de pôle, vérifier les procédures d'achat passant par des appels d'offre, mettre en paiement et classer les factures
- Préparer les ordres de mission lors de missions à l'étranger, réserver les prestations hôtelières et de transport, gérer les avances de frais, vérifier et mettre en paiement les notes de frais
Assurer la gestion des ressources humaines
- Gérer les paies, les contrats de travail, les absences et congés, les déclarations sociales et autres obligations
- Suivre le paiement des commandes de chèques restaurant, de la mutuelle employeur, des demandes de formation et archivage des conventions de formation
- S'assurer de la bonne diffusion des communications internes et du respect de l'affichage obligatoire
Assurer le secrétariat général
- Archiver, répondre au courrier, répondre aux appels téléphoniques, mettre à jour les bases de données administratives
Le/la coordinateur.rice administratif et financier pourra être amené à réaliser des missions au Salvador et en Colombie.
Compétences et savoir-être requis :
- 2 à 4 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière dans une association de solidarité internationale
- Connaissance de l'AFD et de ses règles administratives et financières obligatoire
- Connaissance d'un logiciel de comptabilité requise
- Maîtrise avancée du logiciel Excel et des outils de bureautique
- Bonnes qualités rédactionnelles
- La maîtrise de l'espagnol est un plus
