Responsable administratif(tive) et financier(ère)

Éclats de l'île est une association loi 1901, créée en 2003.
Elle a pour mission de proposer au sein des services de pédiatrie du CHU sud et nord de la Réunion et de l'hôpital d'enfants de l'ile de la Réunion, des interventions de comédiens-clowns.
Tous les clowns de l'association sont des artistes professionnels qui viennent de la musique, du théâtre, du cirque. Ils œuvrent pour :
- Dédramatiser l'hospitalisation de l'enfant malade et l'aider lui et sa famille à retrouver la joie de vivre
- Recréer une parenthèse où le jeu, l'imaginaire et la poésie peuvent prendre leur place
- Améliorer le vécu des soins, avec l'idée d'amoindrir les séquelles psychiques de l'hospitalisation, de la maladie et des traitements
- Soutenir le personnel soignant en offrant des moments ludiques et joyeux

Environnement de travail
Une équipe de 3 salariés permanents et de 12 artistes intermittents
Un conseil d'administration de 7 personnes
Des bureaux et locaux de répétitions en centre-ville d'Etang salé

DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la Direction, vous travaillerez en lien étroit avec le.a Chargé.e de projets et la Direction.
Vous avez pour mission d'organiser, coordonner et mettre en œuvre la gestion de production et la gestion administrative, juridique, financière et humaine des actions de l'association.

1. GESTION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE
- Assurer une veille juridique, fiscale, sociale et appliquer les obligations légales et réglementaires
- Suivre les contrats de nos prestataires (assurances, téléphonie.)
- Réaliser et assurer le suivi administratif des déclarations, demandes d'autorisations, agréments, conventions, contrats.
- Saisir, mettre à jour, classer et archiver de manière sécurisée les dossiers administratifs
- Rédiger (pour la partie qui vous concerne), le rapport d'activité de l'AG
- Assurer la gestion du courrier, des mails, des appels téléphoniques
- Participer à des réunions internes et externes et rédiger des comptes rendus

2. GESTION DU PERSONNEL ET DE LA PAIE
En lien avec le.a référent artistique, coordonner une équipe de 12 artistes :
- Réaliser les formalités d'embauche et de départ des équipes
- Elaborer et assurer le suivi des plannings
- Co animer les temps de réunion d'équipe, réaliser les ODJ, CR et les diffuser
- Elaborer et assurer le suivi administratif et financier du plan de formation
- Assurer la réalisation des paies (collecter les pièces administratives nécessaires - Effectuer les calculs Émettre les bulletins de paie - Établir les déclarations sociales - Effectuer les versements.)

3. GESTION FINANCIERE
Suivi financier de l'association
- Réaliser et suivre les devis, factures et règlements de nos fournisseurs
- Centraliser les virements et préparer les pièces comptables nécessaires au point comptable mensuel
- Assurer le dépôt d'espèces et de chèques à la banque

Recherche de financements (Fonds publics - privés)
- Déterminer avec la Direction les besoins de financement, en lien avec le budget prévisionnel annuel
- Assurer une veille pour la recherche des financements
- Rédiger les appels à projets et les bilans en lien étroit avec le.a chargé.e de projets
- Assurer la relation administrative avec les autorités de tutelles et les financeurs

Gestion des donateurs et des adhérents
- Développer des stratégies visant à fidéliser / développer les donateurs et adhérents actuels
- Paramétrer et mettre à jour notre base de données (CRM)
- Traiter les demandes d'adhésion et propositions de dons, encaissements et reçus fiscaux

4. GESTION DE PRODUCTION DES PROJETS
En lien avec le.a chargé.e de projets, le chargé de production assure la gestion matériel et humaine :
- Participer à la réflexion, l'élaboration des actions développées et aux bilans
- Organiser et planifier la logistique et la technique des évènements de l'association
- Participer sur le terrain aux actions