informations générales
Paris
CDD
DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE
L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS
MISSIONS
Activités permanentes :
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs)
- Elaboration des conventions de stage des étudiants
- Suivi de la convention universitaire
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
- Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des absences
- Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats..)
Accueil des intervenants extérieurs
Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH
Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an)
Intendance :
- Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures
- Assurer le rangement des fournitures
- Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes
- Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse
Organisation du concours :
- Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS
- Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction
- Mettre en ligne les dossiers de sélection,
- Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée
- Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme
- Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys
- Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité
- Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys
- Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai
- Etablir le procès-verbal des réunions de jury
- Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements,
- Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante
- Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre
- Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage
Gestion financière de la sélection
- Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys
- Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH
- Mettre à jour le fichier intervenants
- Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants
PROFIL
Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS
MISSIONS
Activités permanentes :
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs)
- Elaboration des conventions de stage des étudiants
- Suivi de la convention universitaire
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
- Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des absences
- Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats..)
Accueil des intervenants extérieurs
Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH
Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an)
Intendance :
- Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures
- Assurer le rangement des fournitures
- Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes
- Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse
Organisation du concours :
- Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS
- Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction
- Mettre en ligne les dossiers de sélection,
- Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée
- Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme
- Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys
- Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité
- Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys
- Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai
- Etablir le procès-verbal des réunions de jury
- Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements,
- Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante
- Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre
- Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage
Gestion financière de la sélection
- Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys
- Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH
- Mettre à jour le fichier intervenants
- Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants
PROFIL
Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique
