informations générales
Avignon
Rôle :
Assurer la coordination administrative des 12 établissements Petite Enfance : 11 structures multi accueils, 1 crèche familiale, RPE, LAEP, PRE en lien avec la coordination technique.
Assurer le management d'une équipe d'assistantes administratives.
Enjeux : Gérer les missions administratives et financières du pôle Grandir ensemble, assurer un fonctionnement optimal des services .
MISSIONS :
Suivi des Ressources humaines :
- Recruter, former, encadrer, animer l'équipe d'assistantes administratives.
- Former les nouvelles directrices aux tâches administratives.
- Etablir les statistiques de suivi de la direction (recrutements, départs, absences, remplacements)
Suivi de l'activité
- Superviser les statistiques et l'activité des établissements et services, les analyser et proposer si besoin des mesures d'amélioration
- Être en alerte des évolutions réglementaires et techniques et s'assurer de leurs mises en application
- Faciliter les relations, l'utilisation des outils, l'utilisation et l'actualisation des logiciels
- Suivre l'application des dispositifs contractuels et transmettre les éléments définis en temps utile
- Superviser les inscriptions, assurer l'organisation des commissions d'attribution et leur suivi
- Accueillir les familles dont la situation est complexe
Suivi administratif
- Rédiger (courriers, compte rendus, bilans, délibérations, décisions, des conventions, appels à projets) les transmettre, assurer éventuellement leur présentation en conseil, leur mise en application, leur renouvellement potentiel
- Assurer la mise à jour des données, des documents, des procédures
-Transmettre aux services compétents les demandes de travaux en lien avec la coordinatrice technique
- Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés, suivre le bon fonctionnement des marchés dans leur durée de vie
- Rédiger , transmettre et suivre les conventions après leur approbation au conseil d'administration
Suivi financier
- Etablir le budget des dépenses / recettes du pôle par structure
- Suivre les dépenses
- Transmettre des éléments aux partenaires financiers de service : CAF, MSA, SNCF, SRIAS etc
- Répondre à leurs demandes tout au long de l'année, les rencontrer régulièrement
- Anticiper les recettes prévisionnelles et en assurer le suivi
- Garantir que les engagements pris auprès de la CAF et des partenaires soient tenus et respectés
- Assurer le bon fonctionnement des contrôles réalisés par la CAF
- Proposer des améliorations des procédures et des relations partenariales avec les financeurs
Technicité du poste :
Avoir une bonne connaissance du service Petite Enfance afin de répondre efficacement aux demandes des familles et du personnel
Maîtriser l'outil informatique : Excel, World, les logiciels métier Axel Net, Sedit finance
Savoir rédiger sans faute
Exploiter les statistiques propres à l'activité du service
Formation et expérience demandées:
Formation et/ou compétences indispensables : Formation administrative. Connaissance approfondie du service Petite Enfance, du Programme de Réussite Educative
Capacités liées à l'emploi (relationnelle/personnelles) : Savoir s'organiser et organiser le travail des Assistantes administratives en mettant en place des outils facilitant l'exécution de leur mission.
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Assurer le management d'une équipe d'assistantes administratives.
Enjeux : Gérer les missions administratives et financières du pôle Grandir ensemble, assurer un fonctionnement optimal des services .
MISSIONS :
Suivi des Ressources humaines :
- Recruter, former, encadrer, animer l'équipe d'assistantes administratives.
- Former les nouvelles directrices aux tâches administratives.
- Etablir les statistiques de suivi de la direction (recrutements, départs, absences, remplacements)
Suivi de l'activité
- Superviser les statistiques et l'activité des établissements et services, les analyser et proposer si besoin des mesures d'amélioration
- Être en alerte des évolutions réglementaires et techniques et s'assurer de leurs mises en application
- Faciliter les relations, l'utilisation des outils, l'utilisation et l'actualisation des logiciels
- Suivre l'application des dispositifs contractuels et transmettre les éléments définis en temps utile
- Superviser les inscriptions, assurer l'organisation des commissions d'attribution et leur suivi
- Accueillir les familles dont la situation est complexe
Suivi administratif
- Rédiger (courriers, compte rendus, bilans, délibérations, décisions, des conventions, appels à projets) les transmettre, assurer éventuellement leur présentation en conseil, leur mise en application, leur renouvellement potentiel
- Assurer la mise à jour des données, des documents, des procédures
-Transmettre aux services compétents les demandes de travaux en lien avec la coordinatrice technique
- Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés, suivre le bon fonctionnement des marchés dans leur durée de vie
- Rédiger , transmettre et suivre les conventions après leur approbation au conseil d'administration
Suivi financier
- Etablir le budget des dépenses / recettes du pôle par structure
- Suivre les dépenses
- Transmettre des éléments aux partenaires financiers de service : CAF, MSA, SNCF, SRIAS etc
- Répondre à leurs demandes tout au long de l'année, les rencontrer régulièrement
- Anticiper les recettes prévisionnelles et en assurer le suivi
- Garantir que les engagements pris auprès de la CAF et des partenaires soient tenus et respectés
- Assurer le bon fonctionnement des contrôles réalisés par la CAF
- Proposer des améliorations des procédures et des relations partenariales avec les financeurs
Technicité du poste :
Avoir une bonne connaissance du service Petite Enfance afin de répondre efficacement aux demandes des familles et du personnel
Maîtriser l'outil informatique : Excel, World, les logiciels métier Axel Net, Sedit finance
Savoir rédiger sans faute
Exploiter les statistiques propres à l'activité du service
Formation et expérience demandées:
Formation et/ou compétences indispensables : Formation administrative. Connaissance approfondie du service Petite Enfance, du Programme de Réussite Educative
Capacités liées à l'emploi (relationnelle/personnelles) : Savoir s'organiser et organiser le travail des Assistantes administratives en mettant en place des outils facilitant l'exécution de leur mission.
