Responsable administratif / administrative

VOS MISSIONS AU COEUR DE L'EXPERIENCE CLIENT :
Gestion des réservations de A à Z : Vous serez le/la garant(e) d'une expérience sans faille, de la prise de contact à l'arrivée au Domaine. Vous gérerez l'intégralité des réservations via notre PMS (Téléphone, email, en direct, via OTA.) et assurerez le suivi personnalisé de chaque client.
- Être le garant de l'ensemble des réservations et de leur suivi
- Prise de réservation par téléphone, e-mail, site web
- Traitement des réservations dans le PMS
- Contrôle des réservations et gestion des plannings hébergements
- Gestion des plannings activités et prestataires externes
- Vérification des processus et des tarifs en application de la politique commercial du Domaine
- Facturation des séjours clients et OTA.
- Accueil des clients, Check-in et Check-out, répondre à leurs différentes demandes durant leur séjour.
- Veiller et contribuer à la qualité du service offert au client et au suivi de l'expérience client.

Facturation et suivi administratif : En charge de la facturation et des paiements, vous veillerez à ce que chaque étape administrative soit gérée avec précision et fluidité. Vous garantirez le bon fonctionnement des processus financiers liés aux séjours.
- Gestion des caisses et clôture de journée
- Suivi des règlements et contrôle des factures
- Être le garant de la bonne application de la politique commerciale établie y compris pour la clientèle séminaire.
- Gestion de la relation avec les TO.
- Participation à la gestion des stocks et des commandes La gestion des réservations, facturation et suivi administratif occuperont à peu prés 70% de votre temps)

Coordination des services : En l'absence de la Directrice, vous serez la personne référente pour l'ensemble des services du Domaine (Hébergement, entretien, accueil, activités.). Vous assurerez la coordination de l'équipe, la gestion et résolution des imprévus, et le bon déroulement des opérations afin de garantir une expérience irréprochable.
- Former l'équipe de réception aux techniques de vente et au fonctionnement du PMS
- Faire le lien entre les différents services et transmettre les informations importantes (Ménage, Technique, Direction.)
- Communication avec les autres services et esprit d'équipe
- Assurer la continuité du fonctionnement opérationnel du Domaine pendant les absences de la direction.

Développement commercial et vente des prestations : Vous aurez également un rôle commercial : Proposer et vendre nos prestations annexes (spa, massages, activités, restauration.) et dynamiser l'offre pour maximiser la satisfaction et la fidélité de nos clients
- Vendre différentes prestations et produits complémentaires aux clients.
- Vous entretenez de bonnes relations avec vos clients afin de les fidéliser au maximum et vous contribuez à promouvoir le programme de fidélité.
- Optimiser les ventes et le taux d'occupation Expérience client : Toujours à l'écoute, vous serez au coeur de l'amélioration continue de l'expérience client. Votre sens du service, couplé à votre réactivité sera essentielle pour satisfaire et fidéliser notre clientèle exigeante

VOTRE PROFIL : Rigoureux(se), dynamique et passionné(e) par le métier de l'accueil, vous êtes doté(e), d'un bon esprit d'équipe, possédez le sens du service et du détail, ainsi qu'une forte orientation clients, ET vous êtes sensible aux démarches éco-responsables. Vous connaissez les bases de la RSE.
- Anglais demandé, lu, parlé et écrit. (L'espagnol, l'allemand ou le néerlandais est un plus)
- Organisation, rigueur et sens du détail
- Excellente maîtrise des outils informatiques
- Excellent commercial
- Goût du contact, du dialogue & aisance relationnelle. Esprit d'équipe, votre sens de l'accueil, et du conseil fait de vous un(e) excellent(e) ambassadeur(drice) de nos valeurs.
- Polyvalence et faculté d'adaptation aux changements et imprévus
- Première expérience significative réussie dans un poste similaire dans le secteur du tourisme BAC+3 ou équivalent tourisme.