Responsable administratif / administrative

VOS MISSIONS
Sous la responsabilité de la directrice du Conservatoire, vous êtes responsable du fonctionnement administratif et logistique de l'établissement, mais aussi du pilotage et de l'animation de l'équipe constituée de 5 agents.
Administration de l'établissement
- Assurer un lien étroit avec les services support de la collectivité
- Gérer les ressources humaines en lien avec la Direction des ressources humaines : recrutements, carrières, déplacements, suivi des temps de travail, remplacement
- Mettre en place l'organisation administrative et logistique des études : plannings, emploi du temps, attribution des salles, relations aux usagers.
- Assurer la préparation et l'exécution budgétaire
- Organiser et gérer les procédures administratives : contrats, conventions, lettres d'engagement, actes administratifs, rapports d'activité annuels et dossiers de demande de subvention
- Assurer le suivi des conventions d'objectifs et de financement des écoles de musique associatives du territoire
- Participer à l'élaboration des notes et rapports à l'attention de la direction générale, des élus et du conseil d'établissement
- Participer à la préparation des rendez-vous avec les usagers : semaine des familles, d'orientation, questionnaires annuels.

Encadrement d'agents et supervision des relations extérieures
- Veiller à la qualité des collaborations professionnelles, à la fluidité des informations entre l'équipe administrative, logistique et les autres agents - professeurs, responsables des actions, des projets et la direction
- Superviser l'accueil et la relation aux publics en veillant à la qualité de l'écoute, de l'accompagnement, de l'inclusion de tous les publics et à la cohérence de l'information diffusée sur les deux sites
- Assurer ponctuellement le premier accueil dans le cadre des permanences
- Superviser l'organisation et participer aux permanences d'inscriptions. Etudier la mise en place d'inscriptions en ligne
- Superviser l'accueil des intervenants extérieurs et des stagiaires : feuilles de route, transport, hébergement, restauration et rémunération des intervenants
- Contrôler la partie logistique et technique des activités : suivi des bâtiments, préparation des salles de cours, régies des spectacles, entretien du parc instrumental et respect des enveloppes budgétaires
- Contribuer au développement de l'environnement de travail informatique de toute l'équipe

VOS ATOUTS

Les indispensables
- Etudes supérieures en administration culturelle ou en administration publique
- Expérience exigée de 5 ans minimum en encadrement et en pilotage administratif
- Connaissance de l'environnement territorial
- Permis B car déplacements réguliers entre les deux sites et ponctuellement sur le territoire de l'agglomération

Connaissances et compétences
- Qualités organisationnelles et de coordination indispensables
- Compétences avérées en gestion d'équipe : écoute active, gestion des conflits
- Maitrise du Pack Office, des logiciels métiers, de type Elise, Astech, ciril
- Capacités rédactionnelles, notamment pour les documents administratifs

Qualités
- Appétence pour les arts, la culture et la transmission
- Sens du service public
- Capacité à construire et à entretenir des relations professionnelles positives
- Aisance à rendre compte de son activité
- Autonomie, prise de recul, gestion du stress et sens des priorités
- Esprit d'initiatives
- Disponibilité, adaptabilité et réactivité

BON À SAVOIR

Poste à pourvoir le 2 septembre 2024

Horaires
- 38h annualisées - 1607 heures/an
- Horaires flexibles sur la base du lundi au jeudi : 8h-12h 14h-17h30 et vendredi : idem, sauf fin à 17h
- Permanence d'accueil une fois/semaine jusqu'à 19h, au Coteau
- Possibilité d'une journée de télétravail par semaine, hors mercredi
- Fermeture de l'établissement 9 semaines/an dont 4 semaines l'été et 2 semaines fin décembre

Rémunération : Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d'année

Avantages
- Formations pour renf