Responsable administratif / administrative

Mission
Au sein du Centre d'Etudes Supérieures de Châteauroux, rattaché à l'UFR Droit, Economie et Gestion de l'Université d'Orléans, votre mission consiste à la gestion des services administratifs, des Ressources Humaines, des finances et de la scolarité administrative du CES (Centre d'Etudes Supérieures) et de l'ADESI (Association pour le Développement de l'Enseignement Supérieur dans l'Indre).

Activités principales
RESSOURCES HUMAINES
Gestion du personnel Université et ADESI -
Gestion personnel BIATSS
- suivi du dossier administratif /intermédiaire SPB
- recrutement : élaboration des fiches GPE, préparation et participation aux entretiens de recrutement des personnels contractuels
- évaluation : préparation des comptes rendus d'entretien
- gestion des fiches de poste
- suivi des arrêts congé maladie
- suivi des congés sur Ohris et des emplois du temps
- suivi des convocations à la médecine du travail.
- gestion des contrats

Gestion du personnel ADESI
- recrutement : préparation et participation aux entretiens de recrutement.
- gestion du dossier administratif : élaboration des contrats, adhésions à la mutuelle, prévoyance
- gestion des fiches de poste
- suivi des arrêts congé maladie
- suivi des emplois du temps et des congés du personnel ADESI
- préparation et paiement des salaires

GESTION FINANCIERE UNIVERSITE ET ADESI
Gestion des missions du personnel du CES :
- vérification de la légalité des ordres de mission, des états des frais et des pièces justificatives.
- sur SIFAC : saisie des ordres de mission et édition des états liquidatifs
- création et modification des fiches agents intervenant au CES.
Gestion des dépenses des antennes DEG et LLSH :
- sur SIFAC : saisie et édition des bons de commande, validation du service fait
- suivi du budget antennes
- suivi du fichier des fournisseurs du CES : transmission des nouvelles fiches ou des modifications au Service facturier

Gestion financière de l'ADESI :
- gestion comptabilité budgétaire :
- commandes et paiement des factures
- paiement de la paie du personnel de l'ADESI
- élaboration et suivi du budget de l'ADESI.

- gestion comptabilité générale : comptabilité générale, élaboration du compte financier et du rapport de gestion

- suivi des conventions entre l'ADESI et les collectivités territoriales : suivi des subventions.

- gestion des comptes bancaires de l'ADESI


SCOLARITE ADMINISTRATIVE
- Scolarité des étudiants DEG et LLSH (CES) :
- organisation de la campagne des inscriptions administratives CES
- suivi des inscriptions administratives en distanciel et présentiel APOGEE,
- suivi et enregistrement des droits d'inscription sur APOGEE
- suivi dossiers réorientation second semestre
- suivi des dossiers de demande de VAPP
- suivi des demandes de transfert (concertation avec les équipes pédagogiques)

CONTRAINTES PARTICULIÈRES
Ressources humaines :
Disponibilité impérative en fin de mois (période de paie)
Finances :
Calendrier imposé par l'Agence comptable. Pics d'activités : novembre décembre janvier (UO), novembre, décembre janvier-mars (ADESI)

Scolarité administrative :
Calendrier imposé par la scolarité centrale

Pics d'activités : Juillet août septembre : inscriptions des étudiants