Responsable administratif / administrative de gestion

RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE l'UFR GESTION ET ECONOMIE D'ENTREPRISE (UFR06)
Sous l'autorité du Directeur de l'UFR06, le/la Responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs de la composante dont Il/elle assume l'encadrement, l'organisation et la coordination. Il ou elle participe au développement de la structure.

ACTIVITES PRINCIPALE :
1° PILOTAGE ET MANAGEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS DE L'ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
- Encadrement et animation de l'équipe administrative de l'UFR composée de 2 agents de cat. A, 10 agents de cat. B et 14 agents de cat. C ;
- Organisation et répartition des activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins de l'UFR ;
- Suivi des services, des carrières et congés des personnels administratifs de l'UFR - Gestion prévisionnelle des emplois de l'UFR ;
- Réalisation des entretiens professionnels, des rapports de titularisation, des dossiers de promotions (TA, liste d'aptitude) ;
- Gestion des conflits et des dossiers litigieux avec le concours de la direction des affaires juridiques
- Recrutement des personnels Biatss ;
- Accompagnement du développement professionnel des personnels ;
- Prévention des risques psychosociaux au sein de l'équipe administrative.

2° AIDE AU PILOTAGE DE LA COMPOSANTE, CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU DIRECTEUR DE LA COMPOSANTE DANS L'ORIENTATION STRATEGIQUE DE LA POLITIQUE DE L'ECOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
- Formulation de propositions, préconisation de choix ou de solutions (préparation des dialogues de gestion pour la partie administrative notamment) ;
- Sécurisation juridique des activités de la composante et veille juridique ;
- Représentation du directeur pour les domaines de l'administration et de la gestion ;
- Contribution aux réflexions et travaux relatifs aux projets et à la stratégie de la composante (dialogues stratégiques et de gestion, évaluation du HCERES, mise en œuvre du projet stratégique d'établissement.) ;
- Appui à la Direction de l'UFR06 dans la préparation des conseils d'UFR et l'inscription dans l'ordre du jour, élaboration du PV et des synthèses de délibération, coordination avec les instances, suivi et mise en application des décisions du conseil d'UFR.

3° GESTION ADMINISTRATIVE
- Coordination de l'ensemble des opérations de la gestion de la scolarité des étudiants ;
- Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives, conseil et veille en matière règlementaire, statutaire et contentieuse ;
- Accompagnement des campagnes de candidature, des commissions pédagogiques d'admission et des processus d'examen des dossiers jusqu'à leur admission (Parcoursup, Campus France et eCandidat)

COMPETENCES REQUISES
- Aptitudes confirmées pour l'encadrement, goût du travail en équipe (organisation des réunions de service, de groupe de travail, capacité à déléguer et à évaluer etc.) ;
- Capacité à prendre des initiatives, élaborer des choix et planifier des actions (conduite de projet)
- Conception des tableaux de bord ;
- Qualité d'écoute et sens relationnel ;
- Connaissance générale en droit public et des contrats ;
- Connaissance générale en gestion des ressources humaines, et notamment des personnels enseignants et administratifs ;
- Connaissance budgétaire générale ;
- Maîtrise des dispositifs et règlements applicables aux diplômes et aux stages;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ...), les applications informatiques de gestions pédagogique (APOGEE), financières et comptables (SIFAC) ;
- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une unité de formation et de recherche ;
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires, réaliser des synthèses, des notes de service ;
- Capacité à faire circuler l'information et à communiquer avec les services