Office manager

Petit Cœur de Beurre fête ses 10 ans en 2024. Avec un réseau de 80 bénévoles correspondants sur l'ensemble du territoire, nous déployons nos actions au sein des structures hospitalières mais aussi en dehors de l'hôpital. Notre agrément « usagers du système de santé » par le Ministère de la Santé nous permet de représenter les usagers dans le système de soins au sein d'instances territoriales ou nationales.
Engagée depuis peu dans une action de labellisation et de mesure d'impact, notre ambition est de toujours mieux grandir afin d'être au plus près des problématiques des patients et des professionnels de santé.

Petit Coeur de Beurre recrute un(e) Office Manager en CDD 12 mois.

Composition de l'équipe
Notre équipe est composée de différents pôles : notre direction des opérations dont les bureaux sont à Balma (31) comprend une directrice des opérations, une responsable des bénévoles, une cheffe de projet et une assistante administrative.
Notre siège social situé à La Garenne Colombes accueille notre pôle ressources avec une responsable mécénat et une responsable de la collecte de fonds grand public, une chargée de communication, ainsi que notre directrice générale.
De nombreux bénévoles « supports » sont également à nos côtés sur nos 2 sites.

Profil recherché (compétences attendues)
L'office manager doit faire preuve de polyvalence, d'autonomie et d'excellentes qualités relationnelles pour mener à bien ses différentes missions. Son rôle est essentiel pour assurer la coordination et le bon fonctionnement de l'association au quotidien.

- Bonne compréhension des enjeux spécifiques au secteur associatif
- Rigueur, autonomie, capacité d'organisation, aisance relationnelle et rédactionnelle, capacité à être un vrai couteau-suisse et à avoir une capacité d'anticipation sur les différentes activités de l'association.
- Bonne maitrise des outils informatiques ( Pack Office notamment)

Activités principales
-Préparer les commandes de fournitures et d'équipements financés par l'association dans le cadre de sa mission sociale (environ 50 prestataires différents) - Recueil des besoins, commande et organisation logistique des livraisons
-Gérer le courrier, les appels téléphoniques, et la correspondance en général.

-Participer aux réunions d'équipes ( 2 fois par semaine) et réaliser les comptes rendus de réunion.

-Coordonner les équipes en interne (agir en tant que point de contact entre les différents pôles de l'association, assurer une bonne circulation de l'information entre les équipes, gérer des projets transversaux qui impliquent plusieurs équipes ou services.)

-Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements, au suivi des stocks.

-Réception et envoi de courriers ou colis auprès de l'écosystème de l'association (bénévoles, professionnels de santé, structures hospitalières, bénéficiaires.)

-Envoi des commandes de la boutique.

-Gestion administrative de la Base de Données (saisie, mise à jour.)

-Saisie des reçus fiscaux et des factures destinées aux entreprises ou aux particuliers.

-Participation aux activités de recouvrement (formalisation de la promesse de don).

-Coordination des équipes de bénévoles sur le site de La Garenne Colombes.

-Soutien aux équipes salariées


Avantages :

Tickets restaurants, Mutuelle et prévoyance
Télétravail 1 jour /semaine après intégration