informations générales
Paris
En tant qu' office manager vous assurez la gestion des différentes tâches permettant le bon fonctionnement des activités de l'association : administration générale et du personnel, suivi comptable, rédaction d'appel d'offre et d'appel à projets, finance et services généraux.
La finalité du poste consiste à soutenir la Directrice générale de l'association dans toutes les démarches administratives permettant le bon fonctionnement et le développement de l'association.
Détail des missions :
Gestion administrative courante :
- Accueil physique et téléphonique, agendas, courriers, e-mails
- Identification et classement des documents à traiter, respect des délais, stockage des documents
- Interface avec les interlocuteurs, tenue d'une base de données des interlocuteurs et de leurs coordonnées
- Traitement et suivi des demandes d'achats et de fournitures (consommables, fournitures, mobilier)
Gestion sociale :
- Gestion des besoins et des demandes des salariés (congés, frais professionnels, documents administratifs)
- Gestion des interactions avec les administrations publiques (URSSAF, sécurité sociale, .)
- Suivi des heures réalisées, transmissions des fiches navettes au cabinet social, transmissions des fiches de paies aux salariés
- Une fois l'ACI ouvert : gestion des déclarations sur l'ASP et suivi des versements, suivi des ETP réalisés en insertion.
Gestion financière :
- Réalisation et suivi des règlements et de la facturation
- Participation à l'élaboration et au suivi de la comptabilité de l'association
- Réalisation de tableaux de suivi divers (selon les demandes des partenaires.)
- Création et suivi d'outils de pilotage internes permettant de suivre la réalisation des projets financés
Gestion des dossiers de financements et des projets :
- Veille, montage, gestion et suivi des différents dossiers confiés : candidatures, subventions, appel d'offre, contrats variés, affiliations, .
- Prise de contact avec les partenaires et organisation de réunions, comités de pilotage, etc, pour la mise en place de programmes et projets
- Co-organiser des événements : envoi des invitations, logistique, rédaction de compte rendu, et organisation des déplacements de la Directrice
- Mise à jour d'indicateurs de suivi, bases de données et plateformes, centralisation des demandes de manifestation
Compétences requises
- Formation supérieure en gestion/comptabilité/fondamentaux RH souhaitée. Plus que la formation, l'expérience, les qualités personnelles et humaines de la personne candidate seront évaluées.
- Forte capacité rédactionnelle
- Expérience dans la gestion et la comptabilité en milieu associatif ou ESS
- Forte autonomie et prise d'initiatives
- Sens élevé de l'organisation, du service et des priorités
- La rigueur est un de vos points forts
- Être réactif et tenir les délais
- Capacité d'adaptation, de gestion de l'imprévu, flexibilité
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (le Pack Office est un minimum), la connaissance d'autres logiciels est un plus
Conditions
Télétravail possible
Avantages : 50% pass navigo, mutuelle, voiture et vélo électrique pour les déplacements professionnels
Localisation : Paris 19/Paris 20
Prise de poste : dès que possible