Office manager

Au sein de la Direction Générale, et rattaché(e) à la Chargée des Ressources Humaines, vous interviendrez notamment sur 3 volets (un temps partiel pourrait suffire):

> VOLET OFFICE MANAGEMENT :

Vous aurez la charge de la gestion opérationnelle des services généraux qui peut se découper en 3 pôles (liste non exhaustive).

1. La gestion du quotidien, du récurrent

- Vous assurez le standard et l'accueil, dispatchez le courrier et les colis, vous faîtes partir les coursiers

- Vous veillez à ce que les bureaux soient toujours agréables et bien équipés en intégrant l'engagement environnemental et social du CFC. Pour ce faire, vous gérez les stocks de consommables et passez les commandes, vous êtes l'interlocuteur privilégié des prestataires chargés de la maintenance des locaux (organisation des intervention ménage, travaux, bâtiment.).

- Vous suivez / négociez les contrats des prestataires, dont vous assurez un suivi qualitatif et quantitatif et recadrez si nécessaire

- Vous assurez une veille et benchmarker régulièrement les prestataires, ceux du périmètre existant mais aussi sur d'autres périmètres

- Vous assurez le suivi du budget du service (validation des factures et transmissions des pièces à la comptabilité)

- Vous faites le lien avec les autres salariés


2. La gestion des imprévus

- Vous gérez les pannes (imprimante, clim.), cles qui se perdent...

3. La gestion de projets ou d'évènements ponctuels

- Vous participez activement au projet RSE

- Vous organisez les séminaires et les évènements internes


> VOLET ASSISTANAT DE DIRECTION & RH :

Vous serez également l'acteur essentiel à l'organisation du quotidien du DG et de la RH.

Vous aurez la charge :

- De l'organisation des réunions de toutes les instances statutaires (commissions, groupes de travail.) :

- En fonction de l'appétence, et de l'envie d'apprendre, le candidat pourra participer à des projets liés aux Ressources Humaines :

- Onboarding / Offboarding des salariés

- Gestion de l'administratif lié aux RH (visites médicales, suivi des inscriptions formations.)

Sur ce poste très polyvalent, vous devrez répondre aux sollicitations de votre management et/ou des autres salariés, mais aussi être proactif et force de proposition en toute autonomie.

Vous vous positionnez en apporteur de solutions / d'amélioration continue

Les qualités pour réussir à ce poste :

- Polyvalence et capacite d'adaptation : etre capable de travailler sur plusieurs sujets en meme temps, avec des interlocuteurs differents.

- Autonomie : etre capable de travailler de facon autonome sur les projets, tout en n'hesitant pas a demander de l'aide si besoin

- Prise d'initiative : prendre des initiatives quand on constate que les choses ne fonctionnent pas, suggérer des changements, des améliorations

- Curiosité et envie d'apprendre : afin de faire évoluer son poste, et faire evoluer les process

- Sens des priorités : du fait de la multitude de sujets abordés, ne pas hésiter a prioriser en accord avec son management si besoin

- Aisance relationnel et sens du service : envers les collaborateurs internes, mais egalement avec les interlocuteurs extérieurs. De nombreux contacts avec les fournisseurs, les clients, les collaborateurs.

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Lieu de travail : Paris 2 (métro 4 septembre)
Temps de travail : un temps partiel pourrait suffire

> Avantages :
- 17,5 jours de RTT / an
- TR à 10 € (60% pris en charge par le CFC)
- Mutuelle prise à 100% en charge par le CFC