informations générales
En tant qu'Office Manager, vous serez responsable de la gestion efficace et fluide des opérations quotidiennes du cabinet Jurisglobal. Votre rôle principal consistera à assurer le bon fonctionnement du bureau et à soutenir l'équipe d'avocats dans leurs tâches administratives.
Responsabilités principales :
1. Gestion administrative :
- Gestion de diverses tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques
- Gestion des courriers électroniques, organisation des réunions, planification des rendez-vous, préparation de documents et la tenue de dossiers.
2. Gestion des installations :
- Gestion des installations du cabinet, y compris la coordination des services, la gestion des ressources (fournitures de bureau et courses), des contrats de location, la supervision des prestataires de services et l'organisation des réparations et des aménagements nécessaires.
3. Gestion des ressources humaines :
- Assistance administrative au processus de gestion des ressources humaines notamment sur la rédaction et la diffusion des offres d'emploi, planification des entretiens et gestion de l'intégration des nouveaux employés (mise à disposition du matériel informatique, création des comptes utilisateurs Jurislive, outlook ect .).
- Gestion des diverses demandes du personnel, et des rapports à la direction.
4. Gestion financière :
- Assistance au département financier pour assurer le suivi des dépenses, la gestion des factures et des paiements, ainsi que la préparation pré compta et facturation.
5. Gestion de la communication :
- Gestion des communications internes et externes du cabinet, en veillant à ce que les messages soient transmis de manière claire et efficace.
- Gestion de la liaison avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.
Compétences requises :
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Compétences administratives et juridiques
- Une expérience dans un Cabinet d'avocats à un poste similaire
- Fortes compétences en communication verbale et écrite.
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Sens de la confidentialité et respect de la déontologie professionnelle.
- Capacité à travailler sous pression
Formation - Diplômes : Bac +2/3 - Formation comptabilité, secrétariat ou gestion administrative
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1. Gestion administrative :
- Gestion de diverses tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques
- Gestion des courriers électroniques, organisation des réunions, planification des rendez-vous, préparation de documents et la tenue de dossiers.
2. Gestion des installations :
- Gestion des installations du cabinet, y compris la coordination des services, la gestion des ressources (fournitures de bureau et courses), des contrats de location, la supervision des prestataires de services et l'organisation des réparations et des aménagements nécessaires.
3. Gestion des ressources humaines :
- Assistance administrative au processus de gestion des ressources humaines notamment sur la rédaction et la diffusion des offres d'emploi, planification des entretiens et gestion de l'intégration des nouveaux employés (mise à disposition du matériel informatique, création des comptes utilisateurs Jurislive, outlook ect .).
- Gestion des diverses demandes du personnel, et des rapports à la direction.
4. Gestion financière :
- Assistance au département financier pour assurer le suivi des dépenses, la gestion des factures et des paiements, ainsi que la préparation pré compta et facturation.
5. Gestion de la communication :
- Gestion des communications internes et externes du cabinet, en veillant à ce que les messages soient transmis de manière claire et efficace.
- Gestion de la liaison avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.
Compétences requises :
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Compétences administratives et juridiques
- Une expérience dans un Cabinet d'avocats à un poste similaire
- Fortes compétences en communication verbale et écrite.
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Sens de la confidentialité et respect de la déontologie professionnelle.
- Capacité à travailler sous pression
Formation - Diplômes : Bac +2/3 - Formation comptabilité, secrétariat ou gestion administrative
