Office manager

Sous l'autorité de la directrice de l'ADIL 48, l''office manager a pour mission d'appuyer la direction dans l'organisation de la structure, notamment dans les domaines suivants :
- Accueil du public et standard téléphonique :
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la structure
- Organisation des instances et démarches liées au fonctionnement de l'association :
Préparer les dossiers et les comptes-rendus des conseils d'administration, assemblées générales, réunions d'équipe.
Assurer les démarches liées au fonctionnement de l'association (déclarations diverses, reporting d'activité.).
Conduire des missions à la demande de la direction (vérifications RGPD, gestion des archives.)
- Responsabilité logistique :
Gérer les achats de fournitures, d'abonnements et les interventions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
Superviser les contrats avec les prestataires et veiller à leur bonne exécution dans un souci d'optimisation des coûts.
Participer à l'organisation des événements initiés par l'association ou l'Union régionale des ADIL d'Occitanie.
- Communication
Participer à la communication de la structure : réalisation de visuels, publications sur les réseaux sociaux ou sur le site internet de la structure.
- Gestion des ressources humaines :
Assurer la gestion quotidienne des ressources humaines de l'association.
Suivre les frais de déplacement des collaborateurs
- Gestion financière :
Traiter et suivre les factures.
Établir un suivi des cotisations et conventions partenariales en lien avec les partenaires.