Office manager

Apixi, cabinet de recrutement, recrute pour son client, réseau majeur de pharmacies, un Office Manager (H/F), poste en CDI à temps complet basé à Boulogne Billancourt (92).

DESCRIPTION DU POSTE

Au sein de l'équipe RH et Formation du Siège, vous reportez à la Responsable des Ressources Humaines et êtes garant(e) du bon déroulement du quotidien des équipes Siège et terrain, de leur bien-être et de leur faciliter la vie.

Missions :
Facilitateur et interlocuteur pour les équipes siège :
- Réceptionner quotidiennement le courrier, le dispatcher entre les services et assurer l'envoi à la Poste des recommandés et courriers en départ
- Être responsable de la tenue des budgets et de la relation avec les fournisseurs siège sur les sujets de bien-être pour les salariés (café, eau, etc.)
- Être l'interlocuteur privilégié et le référent pour notre bailleur de nos locaux pour solutionner tous les sujets d'intendance et de fonctionnement opérationnel du siège
- Accueillir les visiteurs
- Gérer l'intendance de la cuisine (cuisine propre, lave-vaisselle, courses générales) et des salles de réunions et d'une façon générale le bon état de fonctionnement des bureaux
- Veiller à la gestion optimale des fournitures du bureau
- Contrôler et saisir les notes de frais sur l'outil de gestion Lucca
- Gérer les badges d'accès des collaborateurs au siège et au parking, en accord avec les équipes RH
- Accompagner la Chargée RH dans la gestion quotidienne de la flotte automobile
- Organiser des évènements de convivialité du siège (séminaire, petits déjeuners/ goûters, afterworks, soirée de Noël etc..)
Interlocuteur des équipes commerciales terrain :
- Travail en étroite collaboration avec la Directrice du Réseau pour l'organisation des séminaires en région, des réunions et rencontres avec les équipes commerciales et CODIR régionaux.
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Management :
- Management d'un stagiaire/ alternant

Comptabilité :
- Enregistrer les factures fournisseurs dans le système de gestion des dépenses (Spendesk), en lien avec la comptabilité analytique existante
- Aide au suivi budgétaire
- Participer ponctuellement à la clôture comptable
- Être le correspondant privilégié auprès :
- Des fournisseurs (gestion des factures, contrôle, mises en paiement, des relances etc.)
- Du cabinet d'expertise comptable
- Des trésoriers régionaux pour le suivi de la gestion administrative et comptable.

Trésorerie :
- Assurer le bon paiement des factures fournisseurs et mise en paiement des notes de frais (via Sage et le module de paiement bancaire).