informations générales
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels
La Direction de la Logistique accompagne les structures dans la gestion technique et fonctionnelle de leur parc automobile, apporte un conseil dans leurs projets d'acquisitions, en collaboration avec le chargé de mission transition énergétique et développement durable ; accompagne les structures dans le traitement de leurs déchets administratifs ; assure un accompagnement technique des marchés de déménagement et de nettoyage et vitrerie ; propose des process de gestion de stocks ; assure une Maintenance Multi technique du bâtiment de la Présidence et de ses annexes ; accompagne les composantes dans la gestion des contrats de prestations d'acheminement et d'affranchissement courrier et propose un service de vaguemestre sur le site de Pau ; pilote les CSP logistiques.
Missions liées au poste
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique de l'établissement : gérer un standard, informer, orienter.
- Assurer l'accueil présentiel du bâtiment Présidence.
- Faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité aux personnels et aux visiteurs entrant dans le bâtiment, en collaboration avec le PC Sécurité.
- Actualiser l'annuaire de l'établissement.
- Afficher les évènements, mettre en place et maintenir en ordre de fonctionnement de la zone accueil ainsi que salles de réunion et amphithéâtre de la Présidence.
- Accueil des fournisseurs/transporteurs et gérer les colis destinés aux structures du campus de Pau.
Accompagnement à la gestion logistique des bâtiments présidence et vie étudiante :
- Gérer les moyens d'accès aux bâtiments Présidence et Vie étudiante.
- Participer à la gestion du courrier (affranchissement et aiguillages vers différents services) en collaboration avec le prestataire.
- Gérer les tickets d'assistance des usagers des bâtiments concernés.
- Gérer les réservations des moyens disponibles dans les bâtiments concernés : salles de réunions, véhicules, ordinateurs et toute autre ressource pilotée par la Direction de la Logistique.
- Gérer les flux de fournitures et des petits matériels de bureau inventoriés : contrôle des livraisons fournisseurs, stockage et livraisons internes.
Contexte et environnement de travail
Poste affecté à l'accueil du bâtiment Présidence sur le site de Pau et rayonnant sur ce bâtiment et le bâtiment Vie Étudiante. Nombreuses interactions avec les personnels et les usagers de l'établissement. Travail parfois en un milieu bruyant, notamment au moment des événements culturels ou pédagogiques organisés à proximité du poste. Périodes d'activité intense lors des inscriptions universitaires. Contexte Vigipirate imposant une vigilance particulière et adaptée en fonction du niveau d'alerte. Travail en équipe.
Conditions particulières d'exercices
Amplitude horaire de bureau avec quelques permanences le midi de façon ponctuelle et planifiée. Interruption du travail très fréquente. Port des EPI (fournis par le service) en fonction de l'activité.
Connaissance
- Langue française
- Langue anglaise niveau A2 minimum, B1 apprécié
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir planifier et respecter des délais
Compétences comportementales
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité au travail en équipe
- Prise d'initiatives
- Sens de l'organisation
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Missions liées au poste
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique de l'établissement : gérer un standard, informer, orienter.
- Assurer l'accueil présentiel du bâtiment Présidence.
- Faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité aux personnels et aux visiteurs entrant dans le bâtiment, en collaboration avec le PC Sécurité.
- Actualiser l'annuaire de l'établissement.
- Afficher les évènements, mettre en place et maintenir en ordre de fonctionnement de la zone accueil ainsi que salles de réunion et amphithéâtre de la Présidence.
- Accueil des fournisseurs/transporteurs et gérer les colis destinés aux structures du campus de Pau.
Accompagnement à la gestion logistique des bâtiments présidence et vie étudiante :
- Gérer les moyens d'accès aux bâtiments Présidence et Vie étudiante.
- Participer à la gestion du courrier (affranchissement et aiguillages vers différents services) en collaboration avec le prestataire.
- Gérer les tickets d'assistance des usagers des bâtiments concernés.
- Gérer les réservations des moyens disponibles dans les bâtiments concernés : salles de réunions, véhicules, ordinateurs et toute autre ressource pilotée par la Direction de la Logistique.
- Gérer les flux de fournitures et des petits matériels de bureau inventoriés : contrôle des livraisons fournisseurs, stockage et livraisons internes.
Contexte et environnement de travail
Poste affecté à l'accueil du bâtiment Présidence sur le site de Pau et rayonnant sur ce bâtiment et le bâtiment Vie Étudiante. Nombreuses interactions avec les personnels et les usagers de l'établissement. Travail parfois en un milieu bruyant, notamment au moment des événements culturels ou pédagogiques organisés à proximité du poste. Périodes d'activité intense lors des inscriptions universitaires. Contexte Vigipirate imposant une vigilance particulière et adaptée en fonction du niveau d'alerte. Travail en équipe.
Conditions particulières d'exercices
Amplitude horaire de bureau avec quelques permanences le midi de façon ponctuelle et planifiée. Interruption du travail très fréquente. Port des EPI (fournis par le service) en fonction de l'activité.
Connaissance
- Langue française
- Langue anglaise niveau A2 minimum, B1 apprécié
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir planifier et respecter des délais
Compétences comportementales
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité au travail en équipe
- Prise d'initiatives
- Sens de l'organisation
