informations générales
Lille
Dans le cadre d'un remplacement la Faculté de Droit recherche un poste de secrétaire hôte d'accueil (H/F) qui aura en charge l'accueil physique et téléphonique de la Faculté. Poste à pourvoir à temps complet dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée le plus rapidement possible.
Missions
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et étudiants).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec le service scolarité.
Travaux administratifs courants
* Gérer le courrier : distribution.
* Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité.
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).
* Réceptionner, trier, transmettre, envoyer et classer des documents de diverses natures (notamment envoi des diplômes).
* Réaliser la prise de rendez-vous si nécessaire.
* Gérer la production / distribution de polycopiés en lien avec le Service Reprographie.
* Gérer les absences des étudiants.
Organisation logistique
* Recueillir les besoins et gérer (ou participer à) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.
* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Gérer la réception et la transmission des badges pour intervenants extérieurs
* Gérer les inscriptions des étudiants à des dispositifs pédagogiques spécifiques
* Gérer le matériel et tenir les registres de prêts (ordinateur, câbles etc.)
Dossiers transversaux
* Prise en charge de dossiers administratifs en relation avec les Etudes ou avec d'autres services de la Faculté
* De manière transversale, participer aux projets et à la vie de la Faculté.
* Gérer des demandes concernant les candidatures, inscriptions et réinscriptions.
* Avoir le sens du relationnel et du respect de la confidentialité, être organisé(e), polyvalent(e) et rigoureux(se), faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, être dynamique.
* Faire preuve d'une capacité à accueillir et à rendre service.
* Maitrise des techniques de secrétariat et de la bureautique. (Word, Excel, Outlook, Access)
* Expérience de 3 ans dans un poste similaire ou équivalent souhaitée.
* La maitrise de l'anglais est un véritable plus.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et étudiants).
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec le service scolarité.
Travaux administratifs courants
* Gérer le courrier : distribution.
* Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité.
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).
* Réceptionner, trier, transmettre, envoyer et classer des documents de diverses natures (notamment envoi des diplômes).
* Réaliser la prise de rendez-vous si nécessaire.
* Gérer la production / distribution de polycopiés en lien avec le Service Reprographie.
* Gérer les absences des étudiants.
Organisation logistique
* Recueillir les besoins et gérer (ou participer à) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.
* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Gérer la réception et la transmission des badges pour intervenants extérieurs
* Gérer les inscriptions des étudiants à des dispositifs pédagogiques spécifiques
* Gérer le matériel et tenir les registres de prêts (ordinateur, câbles etc.)
Dossiers transversaux
* Prise en charge de dossiers administratifs en relation avec les Etudes ou avec d'autres services de la Faculté
* De manière transversale, participer aux projets et à la vie de la Faculté.
* Gérer des demandes concernant les candidatures, inscriptions et réinscriptions.
* Avoir le sens du relationnel et du respect de la confidentialité, être organisé(e), polyvalent(e) et rigoureux(se), faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, être dynamique.
* Faire preuve d'une capacité à accueillir et à rendre service.
* Maitrise des techniques de secrétariat et de la bureautique. (Word, Excel, Outlook, Access)
* Expérience de 3 ans dans un poste similaire ou équivalent souhaitée.
* La maitrise de l'anglais est un véritable plus.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
