Gestionnaire paie et administration du personnel

ALTER EGO TERTIAIRE, recherche pour un de ses client, un.e Chargé.e des Ressources Humaines Spécialisé.ée en Paie.

Vous serez responsable, sous l'autorité de la Directrice RH, de la coordination et de l'exécution des tâches liées à la gestion administrative du personnel ainsi qu'à la paie au sein de l'entreprise.

Vos missions seront les suivantes :
Administration du personnel
- Superviser les horaires de travail du personnel, y compris les congés et les absences, et veiller à la mise à jour du logiciel de gestion des temps.
- Gérer les communications avec les autorités légales et les organismes de santé pour les déclarations et procédures nécessaires, notamment en matière d'assurance maladie, de mutuelle, de prévoyance, de médecine du travail, de pôle emploi et d'OPCO.
- Assurer la liaison avec les employés concernant leurs droits et responsabilités.
- Fournir un soutien aux managers et aux conseillers de premier niveau.
- Gérer le courrier administratif.
- Assurer la continuité des opérations sociales en l'absence du responsable, y compris la gestion des paiements de salariés étrangers.
- Participer à la rédaction et à la formalisation des contrats de travail.

Gestion de la paie
- Saisie des données variables pour la paie (collecte et entrée de toutes les informations nécessaires au calcul des salaires des employés, telles que les heures travaillées, les congés pris, les primes et les déductions)
- Préparation des bulletins de paie et leur mise à disposition sur Primobox ou impression
- Édition des ordres de paie
- Établissement et transmission des Déclarations Sociales Nominatives (DSN)
- Suivi des paiements des cotisations avec la trésorerie : s'assurer qu'ils sont effectués en temps voulu pour éviter tout problème de conformité ou de retard de paiement.
- Assistance à la formalisation des bulletins de paie pour les marins
- Déclaration du personnel sous le régime du Titre Emploi Service Entreprise (TESE)
- Traitement des salaires du personnel sous TESE, impression des bulletins de paie pour envoi et mise à jour du tableau pour le Contrôle de Gestion (CDG)
- Gestion de la commande des tickets restaurants et suivi de leur distribution aux salariés

Contribution à la clôture comptable
- Génération des divers états à partir du logiciel de paie et leur transmission
- Calcul des états qui ne peuvent pas être générés (par exemple : PIDR)
- Fourniture d'explications à la comptabilité en cas de questions sur les comptes
- Coordination avec l'expert-comptable et les commissaires aux comptes en cas de besoin de consultation ou de clarification.

Management
- Accompagnement management de l'apprentie RH sous la supervision de la DRH

Gestion des processus de recrutement et d'intégration des employés
- Rédaction des descriptions de poste et des annonces d'emploi pour les postes moins qualifiés
- Diffusion des annonces auprès des canaux appropriés
- Tri et sélection des candidatures, incluant l'examen des CV et la mise à jour du tableau de suivi
- Planification des entretiens et coordination des rendez-vous de recrutement
- Préparation des documents administratifs nécessaires à l'embauche, tels que les promesses d'embauche, les Déclarations Préalables à l'Embauche (DPAE), les contrats de travail, les avenants, les examens médicaux, et les informations sur la mutuelle
- Suivi de la période d'essai des nouveaux employés
- Suivi des retours d'expérience et des rapports d'étonnement durant la phase d'intégration
Gestion de la formation professionnelle
- Identification et documentation des besoins en formation du personnel
- Coordination de la planification des formations
- Garantie du financement des programmes de formation


- Maîtrise des logiciels de paie (AGILE) et des outils de gestion des temps et absences (KELIO)
- Maitrise du Pack office
- Connaissance approfondie des lois et des réglementations en matière de droit