Gestionnaire en documentation

La ville de Meylan, recrute pour le compte de sa Direction éducation culture & sport. La Direction Education culture et sport regroupe 8 services intervenant auprès de l'ensemble des publics : petite enfance, actions éducatives, enfance jeunesse, restauration, sport, action culturelle-bibliothèque & archives, enseignement artistique, service appui à l'administration (S2A)
Au sein de cette direction, vous êtes positionné-e dans le S2A, service support des services opérationnels, qui regroupe 18 agents :
- D'une cheffe de service
- De deux gestionnaires
- De 14 assistantes administratives et budgétaires
- De 2 agents de caisse
Le poste de gestionnaire administratif et budgétaire Vie Associative, Salles communales et Commerces est hiérarchiquement rattaché directement à la cheffe du S2A.
Vos missions principales seront les suivantes :
Vie Associative :
- Assurer la gestion des Pass' (Pass'Loisirs et Pass'Sport & Culture) : soutien et renfort aux utilisateurs, rédaction et suivi des réponses usagers, gestion des chèques et versements aux associations (récupération des chèques et tableaux de suivi, vérification, engagement/mise en paiement), assurer l'interface auprès des associations partenaires du dispositif ainsi que des agents chargés des ventes.
- Préparer et organiser la commission d'attribution des subventions aux associations : étude des demandes, complétude des tableaux de suivi, propositions d'arbitrages, etc.
- Réceptionner et centraliser l'ensemble des demandes de l'association Horizons : les traiter, assurer les liens avec les services concernés, solliciter les arbitrages si besoin
Commerces
- Gérer la procédure d'installation des Food trucks : rédiger et lancer les appels à candidatures, étudier les dossiers, organiser, préparer et les présenter à la commission de validation, rédiger les actes administratifs en lien avec l'installation
- Etre l'interlocuteur principal de la Métro et participer au réseau « Commerces »
- Assurer l'interface avec le service aménagement urbain
- Gérer la rédaction des baux commerciaux et les appels de loyers
- Contribuer à l'organisation et au suivi d'évènements « Commerce » en lien avec le chargé d'évènements
- Participer aux projets politiques et/ou de service concernant le commerce
- Gérer les demandes d'occupation du domaine public des cirques : étude des demandes, organisation/préparation/présentation à la commission d'attribution des cirques, actes administratifs et facturation des cirques (en lien avec le placier)
- Assurer la gestion des commerces non sédentaires (marchés)
- Etre en charge des occupations du domaine public et des redevances d'occupation du domaine public (RODP)
Salles communales
- Piloter et garantir le process de réservation des salles en lien avec les agents en charge de la gestion des locations des salles communales
- Assurer l'interface avec les services partenaires
- Assurer l'administration fonctionnelle du logiciel de réservation des salles : Paramétrage, accompagnement des utilisateurs, extraction .
Contribuer à la complétude des indicateurs d'activités et de tableau de bord de suivi.

Dans un souci de continuité du service public et dès lors que c'est nécessaire, vous serez amené-e à assurer la polyvalence sur d'autres missions administratives et budgétaires au sein du S2A.

De plus, à la demande de la cheffe du S2A ou de la directrice Education culture et sport, vous pourrez être sollicité-e pour participer à certains dossiers.

Profil :
Connaissance de l'environnement de la fonction publique territoriale et le fonctionnement des collectivités
Maîtrise des outils informatiques bureautiques (pack office)
Bon niveau rédactionnel
Sens du collectif et de l'intérêt général
Organisation, réactivité, rigueur et méthode
Respect de la confidentialité
Disponibilité Discernement et diplomatie