Gestionnaire administratif(ve) ressources humaines

Présentation de l'entreprise
Filiale du groupe TALIS, ASTON Institut accompagne ses entreprises partenaires dans leur transformation digitale en proposant des formations sur-mesure dans les domaines relatifs aux nouvelles technologies et à l'informatique.
Notre offre de formation s'adresse à des entreprises clientes de taille et de secteurs d'activités variés (Grands Comptes, PME PMI, ESN, .) implantés sur tout le territoire national.
Nous recherchons aujourd'hui un (e) Gestionnaire Back Office pour notre siège situé à Levallois-Perret.

Missions :
Le / la Gestionnaire Administratif (ve) contribue au bon fonctionnement du centre par la prise en charge des processus siège en lien avec la force de vente, la conformité des dossiers de formations. La valeur ajoutée de son rôle s'apprécie en particulier au travers de son efficacité, de son autonomie et de sa rigueur dans la gestion des processus qu'il /elle gère.

Activités principales :
Gestion des dossiers de Formations
- Vérifier, que les informations fournies par les commerciaux via les FSI (Fiche de Suivi Interne) sont complètes pour les sessions Inter et Intra entreprise, et que celles-ci soient conforme à ce qui est saisi dans ERP
- Saisir des informations dans l'ERP interne,
- Assurer la logistique (préparation et vérification des salles de formation), mise à disposition des supports de cours et de tout document nécessaire au bon déroulement de la formation,
- Gérer les convocations
- Assurer la conformité des dossiers de formations (vérifications récupérations, saisi, et archivages des feuilles de présences, des accords de prise en charges et bons de commandes)
- Accueillir les intervenants externes et les stagiaires,
- Commander les formateurs, supports de cours et tous les éléments nécessaires à la production d'une session de formation,
- Editer les liasses pédagogiques (feuilles de présence vierge, évaluation, dossier formateur.).
- Vérifier les présences et gérer les envois d'attestions de fin de formations aux clients chaque semaine,
- Gestions de la dématérialisation des Dossiers de formations sous le pilotage de la Responsable Administrative

Gestion des impayés
- Suivi et collaboration avec l'Equipe d'Aston des impayés pour accélérer le paiement des factures

Facturation
- Après la formation, récupérer les feuilles de présence et d'évaluation afin d'assurer la facturation des sessions,
- Récupérer le cas échéant les prises en charge des OPCO,
- Récupération des bons de commande manquant auprès des commerciaux

Missions transverses
- Gestion du courrier entrant/sortant

Rattachement hiérarchique
Dépend directement de la Responsable Back Office

Profil recherché :
- Niveau BAC+2/3 Formation généraliste ou RH (BTS, DUT, Faculté) avec expérience
- Expérience au sein d'un service formation (connaissance de la législation et des règles du métier) ou administration des ventes serait un plus
- Maîtrise des outils bureautiques type Pack Office (Excel, Word, Outlook)
- Organisation et capacité à gérer de la documentation papier et numérique
- Sens de la confidentialité
- Aisance avec les chiffres
- Autonomie
- Qualités relationnelles