informations générales
Aulnoy-lez-Valenciennes
Le gestionnaire administratif FC a pour missions principales d'exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Localisation du poste :
Direction/service : INSA FORMATION CONTINUE
Date de prise de poste souhaitée : 26/08/2024
Site : Mont Houy
Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Réaliser des opérations de gestion courante : préparation des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions, saisir les émargements, établir des demandes de facturation, mettre en place des dossiers VAPP, suivre les prescriptions VAE
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager,.)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
Compétences et connaissances requises :
Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur et l'organisation d'une Université et plus particulièrement de la formation continue
Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie.)
Utiliser les applications spécifiques à l'activité (E-candidat, Mon Master, Défi, FCAManager, Kairos, EDOF, VT, Pégase.)
Gérer la confidentialité des informations et données
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et contraintes
Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Travailler en équipe
Connaissances financières exigées
Compétences comportementales :
Bonnes qualités relationnelles et humaines,
Sens de l'écoute
Capacité d'anticipation et d'adaptation
Esprit d'initiative et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité
Diplôme, formation ou expérience professionnelle
Contraintes liées au poste :
Participer de façon ponctuelle aux activités du service (forums, JPO.)
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Direction/service : INSA FORMATION CONTINUE
Date de prise de poste souhaitée : 26/08/2024
Site : Mont Houy
Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Réaliser des opérations de gestion courante : préparation des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions, saisir les émargements, établir des demandes de facturation, mettre en place des dossiers VAPP, suivre les prescriptions VAE
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager,.)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
Compétences et connaissances requises :
Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur et l'organisation d'une Université et plus particulièrement de la formation continue
Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie.)
Utiliser les applications spécifiques à l'activité (E-candidat, Mon Master, Défi, FCAManager, Kairos, EDOF, VT, Pégase.)
Gérer la confidentialité des informations et données
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et contraintes
Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Travailler en équipe
Connaissances financières exigées
Compétences comportementales :
Bonnes qualités relationnelles et humaines,
Sens de l'écoute
Capacité d'anticipation et d'adaptation
Esprit d'initiative et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité
Diplôme, formation ou expérience professionnelle
Contraintes liées au poste :
Participer de façon ponctuelle aux activités du service (forums, JPO.)
