Gestionnaire administratif(ve) ressources humaines

Le Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire d'Alfort dédié aux animaux de compagnie (Chuv-Ac), ouvert en 2009, regroupe l'ensemble de l'offre de soins pour les animaux de compagnie : chiens, chats et Nouveaux Animaux de Compagnie (NAC). Cette structure moderne de 3 600 m2 est ouverte du lundi au vendredi de 7h30 à 18h. Un service d'urgences fonctionne 24h/24, le week-end compris. Avec plus de 35 000 actes par an, le Chuv-Ac est un des premiers centres de référence dans sa spécialité en Europe.
Le gestionnaire administratif (H/F) du Chuv-Ac est en charge d'appuyer, en binôme avec le deuxième gestionnaire de l'hôpital, la Direction de l'hôpital dans l'exercice de ses missions d'administration (gestion des demandes des services, gestion des personnels, gestion de la communication interne, accueil des nouveaux arrivants.).
Il/Elle est à l'interface entre la Direction de l'hôpital et, d'une part, les cliniciens et personnels techniques et administratifs, et d'autre part, les prestataires extérieurs et le secrétariat général de l'établissement.
Plus particulièrement, il/elle est en charge des aspects RH dans leur gestion quotidienne (organisation des recrutements, relationnel avec les candidats.) et stratégique d'aide à la décision. Il/elle est en lien direct avec la Direction des Ressources Humaines de l'EnvA.
Sous l'autorité de la directrice adjointe de l'hôpital, le gestionnaire administratif (H/F) assure les missions suivantes :
Missions principales :
1/ Assurer le secrétariat de direction
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
- Traitement des courriers ;
- Gestion des plannings de réservation des salles de réunion ;
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents (comptes-rendus de réunions, courriers.) ;
- Diffusion d'informations en interne à l'hôpital ;
- Gestion des ordres de mission ;
- Elaboration et suivi des demandes de travaux et d'interventions ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'entrées sur le site pour les personnes extérieures ;
- Gestion des clés de l'hôpital ;
- Prise en compte, suivi et archivage des courriers de plaintes et réclamations de la clientèle.

2/ Assurer les missions d'administration RH de l'hôpital
- Gestion des recrutements annuels : rédaction et mise en ligne des annonces de recrutement, réception et diffusion des candidatures en interne à l'hôpital, convocation des candidats aux entretiens et suite des entretiens ;
- Constitution et préparation des dossiers des personnels : rédaction et transmission des fiches navettes, formulaires de l'arrivant, demandes de badges pour les nouveaux recrutés ;
- Gestion des commandes de linge professionnel et étiquetage des casiers ;
- Gestion des congés, arrêts maladie, absences dans le logiciel Hamac ;
- Gestion et transmission mensuelle à la direction des ressources humaines des heures supplémentaires et des astreintes ;
- Saisie et mise à jour des bases de données utilisées au sein du Chuv-Ac (annuaire et organigramme institutionnel) ;
- Organisation et suivi de formations internes ;
- Gestion des diverses demandes des agents ;
- Suivi des conventions de stage
3) Activités complémentaires du gestionnaire financier
- Assurer le lien avec le second gestionnaire.

- Connaissance des outils et des principes de gestion RH ;
- Maîtrise des outils de bureautique ;
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage ;
- Savoir mettre en œuvre des procédures de gestion administrative
- Savoir s'organiser avec méthode, rigueur et discrétion
- Savoir communiquer avec respect et efficacité
- Faire remonter en temps réel toute information pertinente à la direction
- Travailler en équipe et en réseau ;
- Sens du service public et polyvalence.

Temps hebdomadaire de 38h10.
Certaines missions sont éligibles au télétravail.
Assurer la continuité de service avec le second gestionnaire
A compétences égales, priorité donnée aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi