Gestionnaire administratif(ve) ressources humaines

DÉFINITION DU POSTE :
Sous l'autorité de l'administratrice du GIE, le/la gestionnaire vie sociale accompagne les membres du GIE en assurant la gestion administrative de leurs instances (conseil d'administration, assemblée générale, .). D'un profil assistant de direction, secrétaire général de mairie ou équivalent, il/elle est aussi amené à assurer différentes missions administratives pour le compte du GIE. Il / elle participe également aux projets relatifs à l'harmonisation et à la sécurisation de la vie sociale.

MISSIONS :
Gestion des instances des membres du GIE :
- Préparation des séances des membres avec le référent en interne : convocation, mise en forme de l'ordre du jour et des résolutions (voire rédaction de certaines), compilation des pièces, organisation matérielle de la séance.
- Echanges avec le pôle juridique du GIE et l'administratrice sur la conformité des actes.
- Pilotage de l'envoi de la convocation sur l'outil Ixbus, suivi du quorum.
- Organisation de la séance et secrétariat ; tenue de la feuille de présence, prise de note.
- Rédaction du procès-verbal, suivi de la validation et des signatures.
- Transmission à la Préfecture.
- Tenue des registres.
- Création et utilisation d'outils de suivi pour l'optimisation et la sécurisation des procédures.
Dans ce cadre, le/la gestionnaire de vie sociale est en relation directe avec la direction des différents membres du GIE, mais aussi avec les élus qui siègent dans les instances.

Gestion de la vie sociale des membres du GIE :
- Démarches auprès de l'INPI et du greffe (modification Kbis, établissement secondaire, modification de statuts,.).
- Participation à la compilation des informations nécessaires à la rédaction des rapports de gestion et autres documents de reporting obligatoires de ses membres.

Missions complémentaires :
- Soutien des collègues du GIE pour diverses missions sur les parties administratives, que ce soit pour la commande publique, l'accompagnement juridique,..
- Participation à tout projet relatif au fonctionnement de la structure GIE, en assistance de l'administratrice.
- Diverses tâches administratives peuvent lui être confiées.

PROFIL :
Curieux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre bon relationnel et vos facultés d'adaptation et d'anticipation. Vous appréciez de travailler en équipe, d'apprendre des autres et de partager vos savoirs et découvertes.
Vous avez le sens de l'écoute et de la pédagogie.
Vous aimez travailler et interagir avec des fonctions transversales.
Vous appréciez de travailler sur des missions variées, avec de nombreux interlocuteurs.
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique, la bureautique, les logiciels de gestion administrative.
Vous avez développé de l'expertise en gestion d'entreprise ou en gestion de collectivités sur le plan administratif.
Vous êtes doté(e) de qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Vous avez une expérience de quelques années sur des fonctions administratives.
Vous avez le sens de la confidentialité et de la discrétion.

RELATIONS FONCTIONNELLES :
Échanges permanents avec les directeurs et les équipes des membres du GIE. Echanges réguliers avec les élus.

CONDITIONS D'EXERCICE ET REMUNERATION :
Travail en bureau, déplacements éventuels chez les membres. Télétravail possible (2jours/semaine).
CDI 39h (avec 2 jours de RTT/mois ) - Rémunération selon expérience.
Œuvres sociales (wiismile), tickets restaurant, indemnité télétravail, carte parking si besoin