informations générales
Francheville
Sous la responsabilité du Responsable du Service Administratif et de la Directrice Familles, le Gestionnaire administratif assure l'accueil, la gestion administrative et financière liée aux activités scolaires et périscolaires. Il constitue un relais essentiel entre les familles, les services internes et les partenaires extérieurs.
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE (Opérations que l'agent doit effectuer pour répondre à la finalité du poste) :
Accueil et relation avec les familles
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Informer, orienter et accompagner les familles selon leurs besoins (petite enfance, en-fance, jeunesse)
- Gérer les rendez-vous pour le PIAF et les inscriptions scolaires
- Accompagner les familles dans l'utilisation du portail famille
Gestion administrative
- Enregistrement et suivi des inscriptions scolaires
- Transmission des inscriptions aux établissements scolaires
- Suivi des frais de scolarité intercommunaux
- Gestion des scolarisations hors secteur public (privé et instruction à domicile)
- Réalisation de statistiques et analyses prospectives sur les effectifs scolaires
Suivi financier
- Élaboration des bons de commande relatifs au fonctionnement des écoles et services de la Direction Familles
- Suivi budgétaire en lien avec le service Finances
Utilisation des outils métiers
- Saisie, suivi et traitement de la facturation
- Gestion des litiges en lien avec les services concernés
- Contribution au paramétrage des activités sur le logiciel métier
COMPÉTENCES / SAVOIRS REQUIS (Niveau de formation / Maîtrise d'outils, techniques et méthodes / Aptitudes et capacités relationnelles) :
Savoirs et connaissances
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des politiques Petite Enfance, Enfance et Jeunesse
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Capacité à travailler en réseau et en transversalité
- Organisation, rigueur, autonomie et capacité d'anticipation
Savoir-être
- Excellentes qualités relationnelles : écoute, disponibilité, sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Capacité à rendre compte de son activité
Lieu de travail : Maison Jacques Faure
Du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h
37h30 hebdomadaire
Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires
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Accueil et relation avec les familles
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Informer, orienter et accompagner les familles selon leurs besoins (petite enfance, en-fance, jeunesse)
- Gérer les rendez-vous pour le PIAF et les inscriptions scolaires
- Accompagner les familles dans l'utilisation du portail famille
Gestion administrative
- Enregistrement et suivi des inscriptions scolaires
- Transmission des inscriptions aux établissements scolaires
- Suivi des frais de scolarité intercommunaux
- Gestion des scolarisations hors secteur public (privé et instruction à domicile)
- Réalisation de statistiques et analyses prospectives sur les effectifs scolaires
Suivi financier
- Élaboration des bons de commande relatifs au fonctionnement des écoles et services de la Direction Familles
- Suivi budgétaire en lien avec le service Finances
Utilisation des outils métiers
- Saisie, suivi et traitement de la facturation
- Gestion des litiges en lien avec les services concernés
- Contribution au paramétrage des activités sur le logiciel métier
COMPÉTENCES / SAVOIRS REQUIS (Niveau de formation / Maîtrise d'outils, techniques et méthodes / Aptitudes et capacités relationnelles) :
Savoirs et connaissances
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des politiques Petite Enfance, Enfance et Jeunesse
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Capacité à travailler en réseau et en transversalité
- Organisation, rigueur, autonomie et capacité d'anticipation
Savoir-être
- Excellentes qualités relationnelles : écoute, disponibilité, sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Capacité à rendre compte de son activité
Lieu de travail : Maison Jacques Faure
Du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h
37h30 hebdomadaire
Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires
