Employé / Employée de l'état civil

Vous avez un intérêt pour le service public et ses missions ? Vous êtes dynamique et enthousiaste ? Vous avez une appétence pour l'accueil et l'accompagnement du public ? Alors apportez votre expertise et rejoignez l'équipe de chargés d'accueil et de la relation usager de Lempdes.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Garantir un accueil et un accompagnement des usagers
Véhiculer et porter une attention particulière à l'image de la collectivité
Garantir la gestion des actes d'Etat Civil, du Cimetière / funéraire, des élections et des affaires militaires
Ultérieurement, instruire des demandes de CNI et de passeport

ACTIVITES ET COMPETENCES EXIGEES SUR LE POSTE
* SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers
- Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
- Rechercher et diffuser l'information
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes
- Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d'urgences
- Gérer certains agendas (ex : Le M.Le Maire)
- Assurer un suivi de l'information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Contribuer à l'évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l'usager
- Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l'activité des fonctions
d'accueil (outil de suivi des usagers)
- Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers

* Etat civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la
demande au regard des différents documents, contrôler l'authenticité des attestations fournies et accompagner le public
dans la réalisation des dossiers
- Etablir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
- Délivrer les actes et les livrets de familles
- Tenir les registres d'état civil
- Légaliser les signatures

* Cimetière et funéraire
- Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l'agent technique
- Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
- Préparer les autorisations pour les Inhumations - Exhumations
- Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
- Participer aux procédures de reprise des concessions en état d'abandon
- Mettre à jour les registres

* Élections (en binôme)
- Gérer les inscriptions et radiations des listes électorales
- Participer à la préparation des scrutins
Affaires militaires
- Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen

Pour toutes ces missions, contribuer à définir et élaborer des procédures pour assurer la transmission de l'information.

COMPETENCES TECHNIQUES
- Connaître l'organisation et l'organigramme de la collectivité ainsi que les organismes extérieurs
- Connaître et maîtriser le fonctionnement d'un standard et des outils informatiques
- Maitriser les techniques de la communication orale et écrite
- Maitriser les techniques de la gestion des conflits
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
- Connaître les règles communes à la rédaction des actes d'état civil et les procédures administratives de délivrance de
ces actes
- Connaître les règles d'organisation et de mise en place des différentes élections

SAVOIR ETRE
- Écoute, amabilité
- Sens du relationnel - Capacité de médiation, négociation
- Facilités d'élocution
- Esprit d'équipe
- Réactivité
- Adaptabilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie