Employé / Employée de l'état civil

Rattaché au chef de service de proximité, Vous accompagnez les usagers dans tous les actes de la vie civile et de leurs démarches administratives, procédez à l'instruction de leurs dossiers et assurez la tenue administrative des registres d'état civil.
A ce titre, vos missions principales sont :
- Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
- Instruire, suivre et dresser les actes d'état civil ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes. Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil et la gestion des livrets de famille
- Assurer la constitution, l'instruction et le suivi des dossiers mariages et assister les élus lors des célébrations ; Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des PACS
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
- Assurer la gestion du courrier et traiter les demandes d'actes papiers et dématérialisés
- Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
- Organiser les rendez-vous avec les usagers et assurer la gestion des agendas
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)
- Participer à la formation des nouveaux agents et des stagiaires (missions de tutorat en binôme)
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
Conditions d'exercice :
* Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité
* Lieu du poste : Hôtel de ville d'Annecy le vieux
* Travail les week-ends électoraux
* Horaires contraints par les plages d'ouverture au public
* Participation aux cérémonies de mariage en semaine et le samedi par roulement

La Ville est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Compétences métier:
- Techniques et postures d'accueil
- Techniques de communication téléphonique
- Techniques d'entretien et d'enquête
- Logiciel métier
- Veille juridique et réglementaire
- Procédures règlementaires relatives aux formalités administratives
- Cadre réglementaire de l'état civil
- Utilisation des outils informatiques usuels
- Techniques de secrétariat
- Prévention et résolution de conflits
- Méthodes de classement et d'archivage
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- aptitude à l'écoute
- Adaptable au changement
- Maitrise de soi
- Aisance relationnelles
- Sens du collectif
- Sens de la discrétion
Modalités de recrutement :
Merci de candidater exclusivement sur notre site : www.annecy.fr
Pour plus d'infos : drh.recrutement@annecy.fr ou par téléphone au 04.85.46.71.18