Employé / Employée de l'état civil

Au sein du service vie du citoyen du Pôle Enfance et Citoyenneté, l'agent de gestion administrative élections, état civil et cimetières a pour objectif la réalisation de missions liées à la vie civile et citoyenne des usagers (état civil, funéraire, élections, formalités..) tout en assurant un accueil de qualité dans l'information et l'orientation des usagers.

Missions principales :
Elections
- Accueil physique et téléphonique pour les questions liées aux élections
- Gestion des listes électorales et du Répertoire Unique Electoral
- Organisation et préparation des élections
- Organisation de la journée de citoyenneté pour les jeunes électeurs
- Organisation de la tenue de la commission de contrôle des listes électorales
- Tirage au sort des jurés d'assises et envoi des courriers
- Suivi administratif de la liste des jurés avec la Préfecture et le Tribunal

Etat civil
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Etablissement des actes d'état-civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance.)
- Mise à jour des registres d'état-civil
- Préparation et suivi des dossiers de mariage et de Pacs
- Gestion des demandes d'attestation d'accueil
- Légalisation de signature, recensement citoyen.

Cimetières
- Contrôle et délivrance des autorisations funéraires
- Vente de concessions

Formalités
- Gérer les dépôts et retraits des demandes de titres CNI et passeports
- Gestion des demandes de débit de boissons

Connaissances et savoir-faire :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et messagerie (Word, Excel, Outlook). La connaissance des logiciels métier Adagio (pour les élections), Requiem (pour les cimetières) et Mélodie (pour l'état civil) serait un plus.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles

Qualités et savoir-être :
- Disponibilité, réactivité, adaptabilité
- Méthodique, organisé et rigoureux
- Apprécier le travail en équipe et en transversalité
- Discrétion et sens de l'écoute

Spécificités techniques :
- Etat civil : horaires d'ouvertures au public. Travail le samedi matin (environ 2 fois par mois le matin et quelques après-midi par an en cas de célébration de mariage)
- Elections (années avec scrutin) : travail le samedi et le dimanche de scrutin / possibilité de faire des heures supplémentaires en fonction des besoins