informations générales
Vauvert
La mairie de Vauvert recrute un agent administratif contractuel du service courrier et archives H/F à compter du 01/12/2024 ET JUSQU'AU 13/02/2025
Sous l'autorité de la responsable du service courrier et sous couvert de la Directrice des affaires juridiques et administratives, l'agent administratif du service courrier et archives traitera l'intégralité du courrier, des documents d'archives et se chargera de la distribution et de la collecte des documents vers les organismes extérieurs. L'agent travaillera également en polyvalence avec le service population
Au sein de la direction des affaires juridique et administratives, sous l'autorité de la responsable du service courrier et archives, vous aurez en charge :
Le traitement intégral du courrier arrivé (enregistrement des correspondances - tout support - et ventilation dans le logiciel de gestion électronique des documents GED) et départ (affranchissement et dépôt à la Poste quotidienne)
-La distribution et collecte des documents et parapheurs dans les directions et services extra-muros
-La distribution et collecte(ponctuelle) des documents à la Communauté de communes de Petite Camargue, la Préfecture, le Conseil départemental, la DDTM .
-Le traitement dans l'intégralité des documents d'archives (bordereau de versement, cotations des cartons, mise à jour de l'inventaire, gestion de la durée d'utilité administrative et demande d'élimination, gestion et conservation des archives, retranscription des actes d'état civil et recherches archivistiques, propositions de valorisation des fonds en lien avec les autres services).
Dans le cadre de la polyvalence avec le service population, vous serez amené(e) à des missions :
-D'accueil téléphonique et physique du public au bureau municipal et à l'agence postale de Gallician ainsi qu'au guichet de l'Hôtel de Ville.
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES :
-Maîtriser l'organigramme et les missions du service
-Connaître les délégations des élus
-Connaître le fonctionnement de la commune
-Maîtriser l'outil informatique Word et Excel
-Faire preuve de qualités de rédaction et de synthèse et d'une bonne orthographe, ainsi que d'une qualité d'accueil
-Respecter procédures et des délais
-Être autonome
-Savoir utiliser le logiciel ELISE (GED), les boîtes mails, le logiciel de la Poste (BM de Gallician), le standard et la station CNI et passeports (guichet service population)
-Maîtriser l'utilisation de la machine à affranchir
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Au sein de la direction des affaires juridique et administratives, sous l'autorité de la responsable du service courrier et archives, vous aurez en charge :
Le traitement intégral du courrier arrivé (enregistrement des correspondances - tout support - et ventilation dans le logiciel de gestion électronique des documents GED) et départ (affranchissement et dépôt à la Poste quotidienne)
-La distribution et collecte des documents et parapheurs dans les directions et services extra-muros
-La distribution et collecte(ponctuelle) des documents à la Communauté de communes de Petite Camargue, la Préfecture, le Conseil départemental, la DDTM .
-Le traitement dans l'intégralité des documents d'archives (bordereau de versement, cotations des cartons, mise à jour de l'inventaire, gestion de la durée d'utilité administrative et demande d'élimination, gestion et conservation des archives, retranscription des actes d'état civil et recherches archivistiques, propositions de valorisation des fonds en lien avec les autres services).
Dans le cadre de la polyvalence avec le service population, vous serez amené(e) à des missions :
-D'accueil téléphonique et physique du public au bureau municipal et à l'agence postale de Gallician ainsi qu'au guichet de l'Hôtel de Ville.
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES :
-Maîtriser l'organigramme et les missions du service
-Connaître les délégations des élus
-Connaître le fonctionnement de la commune
-Maîtriser l'outil informatique Word et Excel
-Faire preuve de qualités de rédaction et de synthèse et d'une bonne orthographe, ainsi que d'une qualité d'accueil
-Respecter procédures et des délais
-Être autonome
-Savoir utiliser le logiciel ELISE (GED), les boîtes mails, le logiciel de la Poste (BM de Gallician), le standard et la station CNI et passeports (guichet service population)
-Maîtriser l'utilisation de la machine à affranchir
