Employé administratif / Employée administrative

MISSIONS :
Au sein du service Patrimoine Bâti, sous l'autorité du responsable du service ou de son adjoint, l'employé(e) administratif assure l'accueil physique et téléphonique ainsi que le secrétariat des différents pôles du service.
Il (Elle) aura en charge le suivi administratif et financier des différents marchés, le suivi administratif des personnels et la gestion des archives.
Il (Elle) contribue, avec son binôme, au bon fonctionnement et à la continuité du service au sein du pôle. Il (Elle) peut participer à des missions communes et transversales. Il (Elle) contribue à la démarche de certification Qualibail par l'application des procédures, des documents relatifs aux engagements de service, qui concernent le périmètre de sa fonction.

TACHES :
Gestion administrative et financière des Marchés et Contrats
- Créer des bons de commandes ;
- Créer et engager des marchés dans PREM ;
- Traiter et suivre les factures et paiements ;
- Liquider les factures ;
- Clôturer les marchés ;
- Suivre et gérer les fiches interservices (Fiche navette, Fiche TFPB .).
Gestion administrative
- Gérer l'accueil téléphonique et physique du service ;
- Traiter le courrier (élaboration, enregistrement, affectation, rappel sur courriers suivis) ;
- Traiter les DICT (élaboration, enregistrement, affectation) ;
- Suivre et classer les réclamations liées aux marchés et contrats de travaux et de service ;
- Aider administrativement ponctuellement (préparation dossiers marchés de travaux, informations locataires, .).
Tenue des archives
- Classer les archives, tenir les registres ;
- Gérer la sortie des documents obsolètes
Recueil et traitement des réclamations ou des demandes d'intervention Technique
- Transmettre les réclamations effectives au maître d'ouvrage et maitre d'œuvre ;
- Transmettre les réclamations effectives aux divers prestataires interne ou externe ;
- Suivre le traitement et classement de chaque réclamation.
Participation à la vie quotidienne du service
- Tenir les tableaux de bords statistiques (suivi activité du service, questionnaire etc.);
- Elaborer les outils de pilotage et suivi d'activités ;
- Contribuer au maintien de la continuité du pôle administratif ;
- Mener des réflexions sur l'amélioration en continu de l'organisation et des procédures.

SPECIFICITES DU POSTE :
Travail en binôme afin d'assurer la continuité de service du pole (présence et activité)

Connaissances
Connaissances du logement social
Connaissances de l'informatique (WORD - EXCEL - PREM)
Connaissances du suivi financier des marchés publics
Connaissances des fondamentaux de la relation client

Savoir-faire
Utiliser le logiciel PREM (module technique et travaux)
Gérer de la donnée informatique (EXCEL, etc.)
Rédiger les courriers

Savoir-être nécessaire
Organisé, méthodique et rigoureux
Bon relationnel et bon sens de la communication
Esprit d'équipe, diplomatie et disponibilité