Employé administratif / Employée administrative

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) de l'université de Bordeaux met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.
Pôle ressource de l'expérience étudiante, il regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.
Il assure la mise en œuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage, harmonise et formalise les procédures, mutualise les pratiques.

Au sein du pôle FIPVU (Formation, Insertion et Vie Universitaire), la Mission d'Appui à la Pédagogie et à l'Innovation (MAPI) est une structure destinée à accompagner la mise en œuvre de la politique formation de l'université. La Cellule Soutien à la transformation de la MAPI propose un service d'accompagnement aux équipes pédagogiques pour le montage et le suivi de projets pédagogiques. Au sein de cette cellule, le/la gestionnaire PIX assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, logistique dans le respect des règles et des procédures internes de l'établissement. Il/elle réalise et alimente des tableaux de bord, cahiers de procédures et effectue le reporting sur les activités.

Le/la gestionnaire PIX est spécifiquement dédie au projet institutionnel PIX. Il/elle participe a la conduite du projet, en lien avec l'ensemble de l'équipe projet. En plus des missions décrites plus haut, il/elle réalise, en lien avec le Charge de mission PIX, l'accueil et la gestion des demandes externes concernant PIX et la communication autour du projet. Il/elle organise et gère les sessions de certifications PIX. Il/elle participe a l'élaboration et a l'organisation des contenus de formation avec l'équipe pédagogique du projet. En lien avec le coordonnateur de la Cellule Soutien à la transformation, il/elle assure la mise en place et la mise en œuvre des procédures de gestion du projet, en relation avec d'autres services de l'université (DAJ, DF, DC, FC, etc.) et réalise la gestion comptable de la ligne budgétaire dédiée.

En complément de ces missions spécifiques, il/elle interviendra en soutien dans la gestion et l'organisation des actions de formation orchestrées par la MAPI à destination de la communauté enseignante, dans l'accompagnement des équipes pédagogiques à la mise en œuvre d'enquêtes d'évaluation des enseignements par les étudiants, via la prise en main et la gestion des procédures et du logiciel d'enquête dédié (SPHINX), ainsi que dans la gestion des stagiaires accueillies chaque année au sein du service. Il/elle sera amené.e dans ce cadre a collaborer avec les différentes cellules d'activités du service.

Dans le cadre du projet institutionnel PIX :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Participer a la gestion administrative et financière du projet en appliquant les procédures dédiées

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier

Construire et mettre en place des outils d'analyse, de pilotage, de régulation (indicateurs)

Élaborer et rédiger un cahier des charges

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Organiser, alimenter, mettre a jour des bases de données relatives a la gestion du projet

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux...