Employé administratif / Employée administrative (accueil)

Sous l'autorité du directeur de l'AAS
- Gestion des colonies de vacances, séjours familiaux, voyages et sorties proposés par l'AAS aux agents du ministère
- Participation aux permanences de vente de billetterie - Tenue de caisse
- Participation à l'arbre de Noël du ministère en partenariat avec d'autres agents de l'AAS
- Aide ponctuelle à l'équipe de l'AAS
LES ACTIVITES
Gérer les colonies de vacances proposée par l'AAS aux agents du ministère.
- Sélection des séjours en partenariat avec le directeur de l'AAS
- Élaboration du catalogue
- Transmission du catalogue aux agents
- Inscription des enfants auprès des prestataires (calcul des tarifs en fonction du QF)
- Confirmation aux parents
- Enregistrement des inscrits
- Suivi des séjours
- Vérification des factures des prestataires
- Questionnaire de satisfaction
Gérer les voyages proposés par l'AAS aux agents du ministère
- Sélection des destinations en partenariat avec le directeur de l'AAS
- Appel d'offres
- Entretiens candidats
- Élaboration des documents de communication
- Transmission de l'offre aux agents
- Inscription des agents (calcul tarifs en fonction du QF)
- Vérification des priorités (agents ayant déjà voyagé .)
- Confirmation aux agents
- Réunion d'information
- Présence à l'aéroport le jour du départ
- Suivi du séjour en lien avec le prestataire
- Questionnaire de satisfaction
Organiser des journées de visite (week-ends)
- Sélection en partenariat avec le directeur de l'AAS
- Contact prestataire, réservation transport et activité (règlement en amont ou sur place)
- Rédaction message d'information aux adhérents
- Inscription des participants dans le logiciel et saisie des règlements
- Vérification des priorités (agents ayant déjà participé à une visite .)
- Accompagnement du groupe le jour de la visite
Participer à l'arbre de Noël du ministère en partenariat avec d'autres agents de l'AAS
Participer aux permanences de vente de billetterie
- À l'heure du déjeuner et en fonction de la disponibilité des autres membres de l'AAS tenue de la billetterie : accueil, renseignement, vente et tenue de caisse.
- Accueil physique et téléphonique des agents
- Aide logistique lors de différentes manifestations (braderie de la bibliothèque par exemple)
- Participation à la distribution des cadeaux + spectacle de Noël
- Remplacement ponctuel d'un agent absent
QUELQUES INDICATIONS CHIFFRÉES
- 2323 adhérents à l'association en 2023
- 2 circuits pour 35 pers. par an (En 2024 Vietnam et Albanie), plus de 400 départs d'enfants en colonies de vacances en 2024, 5 sorties à la journée (en fonction du budget)
LES RESPONSABILITÉS
- Rigueur indispensable pour les inscriptions des enfants en colonies de vacances, et des agents pour les sorties et voyages.
- Calcul des tarifs en fonction du quotient familial
- Tenue de caisse Manipulation de valeurs (billetterie)
- Respect des délais, savoir organiser son temps de travail entre les différentes activités
- Discrétion indispensable
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise excel-word)
- Savoir rédiger
- Savoir négocier
- Maîtrise logiciel Amaris (formation sur place)
- Maîtrise Intranet ministère (formation sur place)
SAVOIR ETRE
- Sociabilité, diplomatie, discrétion
- Capacités d'organisation et de méthodologie
- Sens des responsabilités et rigueur dans le travail, autonomie
- Ouverture d'esprit, sens de l'écoute et aptitude à gérer les relations avec le public
- Polyvalence indispensable
- Goût pour concevoir et gérer des projets et mener des actions culturelles
- Esprit d'initiative, dynamisme et disponibilité