informations générales
Palaiseau
Au sein de la Direction déléguée du programme Bachelor et rattaché-e à la Directrice déléguée du programme, le-la titulaire du poste coordonne l'ensemble du processus de recrutement et d'admission des étudiants, puis assure leur inscription, avec le soutien d'un gestionnaire des admissions (2ème en cours de recrutement suite à une création de poste) et un renfort ponctuel de personnel.
* Encadrer et animer l'équipe du pôle admissions, constituée de deux gestionnaires et de personnel de renfort lors de pics d'activité ; participer au recrutement des examinateurs et du personnel de renfort ; organiser le travail de l'ensemble des parties prenantes dans le processus de sélection (examinateurs internes et externes, coordinateur des épreuves orales, etc.)
* Coordonner l'ensemble du processus de sélection en lien avec les autres services de l'école (corps enseignant, direction des opérations de l'enseignement et services SI, marketing, relations internationales, services comptables et financiers, ressources humaines, etc.) : planifier le calendrier des admissions, gérer le traitement administratif des dossiers de candidatures, organiser la phase de sélection puis d'admission (commissions d'admissibilité/d'admission, entretiens d'admission et d'information), coordonner la sélection des étudiants, animer les commissions d'admission, participer à l'évaluation, assurer l'interface avec les candidats et leurs familles en répondant à leurs demandes d'information ;
* Piloter l'utilisation des outils et plateformes internes (outils développés par la DSI) et externes (Parcoursup, Smart agenda, Zoom), permettant la gestion des candidatures, des évaluations et des inscriptions des candidats ;
* Gérer et améliorer l'expérience candidat, en proposant et mettant en œuvre une qualité de service conforme au niveau d'excellence de l'Ecole polytechnique, en facilitant les démarches administratives des candidats, en assurant une relation et des échanges qualitatifs avec ces derniers et leurs familles et un accompagnement des admis jusqu'à leur arrivée sur le campus. Participer à l'élaboration d'outils et de procédures destinés à optimiser leur accueil ;
* Proposer des solutions permettant l'amélioration du processus de recrutement et de l'expérience utilisateur (équipe administrative, examinateurs, candidats), une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des candidatures et l'optimisation de l'organisation du travail dans un contexte de croissance de candidatures ;
* Établir des analyses statistiques, tableaux de suivi, benchmarks et faire un reporting régulier de ces données et de l'avancement du processus de sélection.
* Participer de manière ponctuelle aux activités de promotion du programme en lien avec le service marketing (salons, webinars, etc.)
* Apporter une aide ponctuelle lors des pics d'activités et événements majeurs du programme (rentrée, cérémonie de fin d'études, etc.)
L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).
Vous disposez d'une formation supérieure Bac+4/5, vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum. D'un naturel communiquant, vous êtes autonome, réactif/réactive, et rigoureux/rigoureuse. Votre aptitude à travailler en équipe et votre sens de l'organisation sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire* Encadrer et animer l'équipe du pôle admissions, constituée de deux gestionnaires et de personnel de renfort lors de pics d'activité ; participer au recrutement des examinateurs et du personnel de renfort ; organiser le travail de l'ensemble des parties prenantes dans le processus de sélection (examinateurs internes et externes, coordinateur des épreuves orales, etc.)
* Coordonner l'ensemble du processus de sélection en lien avec les autres services de l'école (corps enseignant, direction des opérations de l'enseignement et services SI, marketing, relations internationales, services comptables et financiers, ressources humaines, etc.) : planifier le calendrier des admissions, gérer le traitement administratif des dossiers de candidatures, organiser la phase de sélection puis d'admission (commissions d'admissibilité/d'admission, entretiens d'admission et d'information), coordonner la sélection des étudiants, animer les commissions d'admission, participer à l'évaluation, assurer l'interface avec les candidats et leurs familles en répondant à leurs demandes d'information ;
* Piloter l'utilisation des outils et plateformes internes (outils développés par la DSI) et externes (Parcoursup, Smart agenda, Zoom), permettant la gestion des candidatures, des évaluations et des inscriptions des candidats ;
* Gérer et améliorer l'expérience candidat, en proposant et mettant en œuvre une qualité de service conforme au niveau d'excellence de l'Ecole polytechnique, en facilitant les démarches administratives des candidats, en assurant une relation et des échanges qualitatifs avec ces derniers et leurs familles et un accompagnement des admis jusqu'à leur arrivée sur le campus. Participer à l'élaboration d'outils et de procédures destinés à optimiser leur accueil ;
* Proposer des solutions permettant l'amélioration du processus de recrutement et de l'expérience utilisateur (équipe administrative, examinateurs, candidats), une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des candidatures et l'optimisation de l'organisation du travail dans un contexte de croissance de candidatures ;
* Établir des analyses statistiques, tableaux de suivi, benchmarks et faire un reporting régulier de ces données et de l'avancement du processus de sélection.
* Participer de manière ponctuelle aux activités de promotion du programme en lien avec le service marketing (salons, webinars, etc.)
* Apporter une aide ponctuelle lors des pics d'activités et événements majeurs du programme (rentrée, cérémonie de fin d'études, etc.)
L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).
Vous disposez d'une formation supérieure Bac+4/5, vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum. D'un naturel communiquant, vous êtes autonome, réactif/réactive, et rigoureux/rigoureuse. Votre aptitude à travailler en équipe et votre sens de l'organisation sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.
